Розділ 2. Маркетингові інформаційні системи в туризмі

- матеріали раніше проведених досліджень;

- діяльність спеціалізованих груп співробітників;

- різноманітні інформаційні зв'язки.

Завданням внутрішньої інформації туристичної фірми є оцінка її фінансового стану, яка здійснюється на підставі зіставлення відповідних показників туристичної діяльності та стану туристичного ринку. Система таких взаємозв'язаних узагальнених показників, що відображають фінансовий стан та результати діяльності туристичних фірм за звітний період і є фінансовою звітністю. Вона складається шляхом підрахунку, угрупування та спеціальної обробки даних поточного бухгалтерського обліку. Але сама лише фінансова звітність не дає можливості керівництву туристичної фірми детально оцінювати, всебічно аналізувати і контролювати діяльність структурних підрозділів, одержувати докладну оперативну інформацію, необхідну для ухвалення рішень на різних рівнях управління туристичною фірмою. Тому, окрім фінансової звітності, практикуються форми статистичної звітності, які грунтуються на даних управлінського бухгалтерського обліку й використовуються для створення системи фінансової і туристичної статистики.

Залежно від мети використання показників, звітність туристичних фірм розділяють на державну статистичну і фінансову. Державну статистичну звітність туристичні фірми всіх видів та форм власності надають місцевим статистичним органам за встановленою формою і в порядку, визначеному Державним комітетом статистики України відповідно до чинного законодавства. Ця звітність містить типову для будь-якого суб'єкта господарювання інформацію - дані про фінансові результати діяльності, чисельність працівників, використання робочого часу, оплату праці, основні фонди, капітальні вкладення, а також нефінансові звіти.

Безумовно, інформація, що надходить із туристичної фірми, є дуже важливою, істотною і цінною. Але першочергове завдання туристичної фірми полягає не в складанні звітності та зборі інформації для різних інстанцій. Більш того, серед форм звітності є такі, що подаються в дві, три і більше інстанцій - звіт про дебіторську й кредиторську заборгованість, звіт про створення, продаж і обіг турпродукту та ін. Велика кількість звітів, які подаються в органи Держкомстату і ДПА, дублюються. Наприклад, до органу держстатистики за місцезнаходженням туристичної фірми посилається звіт про рух коштів в іноземній валюті, а в регіональне управління ДПА - звіти про розшифрування валютних рахунків туристичних фірм за видами валют, звіт про залишки на валютних рахунках, відкритих у банках України, залишки валютних коштів на депозитних рахунках туристичних фірм. Отже, можна констатувати факт повторної подачі однакової інформації в різні інстанції. Для запобігання таким ситуаціям доцільно було б створити єдиний інформаційний центр для туристичних фірм України, куди б надсилалася інформація, де б вона оброблялася і надходила в зацікавлені органи.

Ще одним важливим джерелом внутрішньофірмової інформації, як показали проведені дослідження, є діяльність спеціалізованих груп співробітників, які повністю або частково зайняті інформаційним забезпеченням. У ряді туристичних фірм вони включають фахівців таких відділів: маркетингових досліджень, аналізу продажу, планування, економічного аналізу, дослідження операцій, системного аналізу. Проте, робота таких груп не завжди є ефективною, оскільки інформаційне забезпечення не є основною функцією їх діяльності. Функції таких груп можуть виконуватися фахівцями відділу маркетингової інформації, який необхідно створити задля:

- забезпечення керівництва туристичної фірми необхідною маркетинговою інформацією на користь розробки стратегії і тактики розвитку та ринкової поведінки фірми;

- здійснення всього комплексу ринкових досліджень за затвердженим планом спеціальною вказівкою керівництва, завданнями інших підрозділів туристичної фірми;

- постійна участь у розробці стратегії і тактики туристичної фірми шляхом формування продуктової, цінової, рекламної, комунікаційної стратегій маркетингу, надання консультаційної допомоги керівництву туристичної фірми та іншим підрозділам, що беруть участь у розробці стратегії і тактики ринкової поведінки;

- організація рекламної діяльності, а також розробка комплексу заходів щодо формування й підтримки зв'язків із громадськістю, які забезпечують як необхідну прибутковість діяльності туристичної фірми, так і підтримку її доброго імені в очах громадськості;

- постійний аналіз та оцінка ефективності маркетингу в туристичній фірмі і відповідний розвиток служби;

- надання допомоги й забезпечення консультацій із маркетингу всім підрозділам туристичної фірми;

- методичне керівництво і навчання всього персоналу туристичної фірми основам маркетингу;

- оцінювання психологічної відповідності співробітників, які приймаються на роботу, посаді, на яку вони претендують;

- розробка нових продуктів на основі одержуваної маркетингової інформації і вартісно-функціонального аналізу.

Організація відділу маркетингової інформації сприятиме ефективнішому збору необхідної інформації і представленню даних у вигляді обґрунтованих аналітико-оцінних документів.

Окрім створення спеціалізованих груп або відділу маркетингової інформації, туристичні фірми практикують регулярні звіти службовців: доповіді операціоністів, економістів наприкінці тижня, які пропрацювали для отримання поточної ринкової інформації.

Таким чином, інформація внутрішньофірмової звітності формується на різних рівнях управління туристичної фірми, в різних підрозділах і може використовуватися багатьма фахівцями при виконанні функцій управління. Тому доцільним було б покласти початок створенню МІС у туристичних фірмах шляхом формування бази даних зведеної звітності. Основна мета створення такої бази даних - формування, перевірка коректності та надання звітних документів ДТА у встановлені терміни.

Виходячи з цього, на основі такого структурного елемента МІС менеджери можуть, з одного боку, збирати й аналізувати інформацію ДТА, що стосується появи нових, зміни поточних і виключення існуючих звітних форм, а також інформацію, необхідну для складання звітних документів, від філій до структурних підрозділів туристичної фірми, а з іншого боку - формувати і перевіряти коректність звітності, що надається ДТА та іншим інстанціям.