TextBook Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.
Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.
Розглянемо питання створення основних видів довідково-інформаційних документів.
Складання актів
Складання анкет
Анкета - документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей.
Біографічна анкета застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кадрів, характеристики, довідки.
Приклади заповнення таких документів наведені в другій частині посібника під назвою "Кадрове діловодство".
Складання анотацій
Складання відгуків
Підготовка висновків
Складання графіків відпусток
Підготовка довідок
Підготовка доповідей
Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, висновки, робляться пропозиції.
Призначається доповідь дія усного (публічного) повідомлення на визначену тему та обговорення. Вона може порушувати нові проблеми, які потребують вирішення; мати характер гострої злободенності; бути важливим елементом системи зв'язків з громадкістю.
Доповідач повинен заздалегідь знати тему засідання конференції, круглого столу, склад аудиторії, хто ще виступатиме на зібранні; де і коли відбудеться засідання.
Складаються доповіді з різних питань й можуть бути: звітними, поточними, науковими та на політичні теми.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „4.5. Створення довідково-інформаційних документів“ на сторінці 1. Приємного читання.