Розділ «4.5. Створення довідково-інформаційних документів»

5.Вимоги в тексті листа не повинні виражатися в категоричній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особові форми дієслів, а безособові.

Наприклад, замість:

Ми передаємо Вашу справу до суду....

слід писати:

Вашу справу буде передано до суду.....

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення: З повагою, З глибокою повагою.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від імені посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму. Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

Класифікація службових листів.

В основу загальної класифікації службових листів покладено блоки ознак, що будуються за різними характеристиками документа.

Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду. Всередині ряду передбачається наявність однієї переважної ознаки, на основі якої відбувається поділ службових листів на підвиди та різновиди. Усі ці ряди створюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем.

Так, за метою складання службові листи поділяються на:

o відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

o відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

o відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

o відповіді на запити інших установ;

o відповіді на звернення громадян;

o відповіді на запити на інформацію;

o ініціативні листи;

o супровідні листи.