Розділ «3.7. Особливості складання тексту ділових листів»

Визначення мети листа

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації, полягає у досягненні згоди між двома та більшою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів, фраз. Уніфікація ділового листування зумовлена вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. "Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах" - люблять наголошувати американці.

У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале складення ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.

Цікаво, що Рузвельт не приймав до читання офіційні папери, якщо розмір тексту перевищував половину сторінки, і вимагав "укласти" суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важкою, в зазначені рамки".

Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: "Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигуном і був розгромлений на морі. З Америкою скоїться те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки" [ 146].

За сучасних умов комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм та корпорацій в Україні цей факт умисної еволюції американського ділового листування є переконливим доказом уніфікації та стандартизації письмового спілкування.

Отже, перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

- який це буде лист - супровідний, лист-прохання, лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.;

- чи передбачається відповідь;

- чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

- чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, краще скористатись телефоном або модемним зв'язком).

Автор листа мусить чітко знати, про що писати, які наводити аргументи, якої мети прагнути. При цьому він повинен бути впевненим, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення питання.

Відомий американський менеджер Лі Я кока у книжці "Кар'єра менеджера" зазначав, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту [161].

Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Письмове мовлення має свої сильні та слабкі сторони: Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб усі вміли писати. Мета написання відома:

- привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

- дати змогу легко зрозуміти написане;