Розділ «6.4. Особливості архівної роботи»

Вимоги до традиційних архівних приміщень

Усі документи, що утворилися в установі, й мають політичну, наукову та історичну цінність, зберігаються в архівних підрозділах установи, й після відповідної експертизи передаються до складу Державного архівного фонду України .

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого розшуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів - це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації [57].

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів - джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спеціально або переобладнується із приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

- прийому документів;

- зберігання документів (архівосховища);

- розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

- роботи співробітників (робочі штати);

- роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів установи. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу установи, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються. Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи. Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу в архівосховищі потрібно:

- забезпечувати максимально можливу герметичність приміщень,

- обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

- встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;