Розділ «6.5. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян»

Листи, заяви, пропозиції та скарги громадян надходять у різні установи: органи влади, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення.

Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і прийом громадян є важливою частиною роботи цих установ, засобом отримання інформації, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків з громадянами. Чуйне й уважне ставлення до звернень громадян кожна посадова особа зобов'язана вважати своїм службовим обов'язком.

У своїй роботі працівники, яким доводиться мати справу зі зверненням громадян, мають знати нормативно-правові акти, що регламентують ці питання, насамперед, Закон України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року №393/96-ВР[10], дотримуватись високої культури поведінки, уважно ставитися до запитів громадян та їх думок.

Інформацію, що міститься в письмових та усних зверненнях громадян, слід використовувати для подальшого зміцнення правопорядку й законності, вдосконалення діяльності.

Характеристика звернень

Адресування звернень і послідовність їх розгляду

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян

Згідно закону України "Про звернення громадян" [10] порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності [30].

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), скаргами та заявами (клопотаннями) громадян, які звертаються до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ тощо, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Пропозиції, заяви, скарги (далі - звернення) громадян можуть бути як усні, так і письмові.: письмовими (надіслані поштою або передані; усними (висловлені громадянином).

Письмові заяви можуть пересилатися громадянином поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах до відповідного органу, підприємства.

Усні заяви - висловлюються і записуються посадовою особою під час особистого прийому чи передаються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигляді довідки чи в іншій формі.

Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження.

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстрації підлягають всі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.

Наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83записують так: Л-83.

На колективних зверненнях громадян перед порядковим номером проставляють відмітку "КО". На зверненнях без підпису - "БП".

Реєстраційний індекс може бугай доповнено іншими відмітками, які будуть корисні при пошуку, аналізі та зберіганні звернень.