Розділ «2.5. Погодження та засвідчення документів»

Внутрішнє та зовнішнє погодження документа

Погодження проекту документа здійснюється у разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству. Проекти підготовлених документів погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Мета погодження - підвищити якість ділових паперів шляхом компетентної оцінки їх змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.

Реквізит 25. Візи документа.

Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації - автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціали (імені) і прізвища особи, яка візує, та дати візування, наприклад:

На документах внутрішнього користування віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці. Проставляються візи на примірниках документів, що залишаються в установі.

Листи та інші вихідні документи візують тільки на примірниках, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів, як правило, візуються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника. Місце візи - нижче грифа. "Підпис".

Складові елементи візи, зазвичай крім особистого підпису, можуть бути надруковані на проекті документа або написані власноруч посадовою особою під час візування. Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відповідну відмітку.

В цьому випадку віза має такий вигляд:

Якщо обсяг зауважень невеликий (1-2 рядки), їх краще розташувати перед візою:

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ. Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання проект документа необхідно згідно с пропозиціями і зауваженнями зацікавлених осіб внести суттєві зміни, він потребує повторного візування. Особи, які візують документ, відповідають за його зміст згідно з компетенцією.

В установі мусить бути перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний з них. Порядок візування доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До перепису необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, може визначати працівник, який створює документ, виходячи з його змісту

Реквізит 24. Гриф погодження документа.

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу, або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Проекти підготовлених документів, перед тим як їх підписувати, у ряді випадків погоджуються з зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності і своєчасності документа, відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів і є оцінкою проекту.

Використовується погодження також для поліпшення якості документа, уникнення недоречностей, чогось зайвого

Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при реалізації даного документа.