РОЗДІЛ 1. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

1.1. Основи побудови діловодних процесів

Значення діловодства в суспільстві

В процесі управління виконуються ділові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздалегідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учасників і відносини між ними. Ділова процедура - це логічний етап ділового процесу, який необхідні реалізувати для його завершення.

Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документої в установі включає його реєстрацію, індексування, написанні резолюції керівником, постановку на контроль, перенесенні змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчасним виконанням та перевірку отриманих результатів В цій діловій процедурі діловодними операціями вважають ся реєстрація та індексування документа, перенесення зміст резолюції в журнал реєстрації й підготовка контрольної картки виконання документа.

Таким чином операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур - це спосіб практичного управління установою, а організація діловодства - це документаційне забезпечення цього управління.

Значення діловодства для суспільства полягає передусім тому, що з допомогою управлінської документації відображаються взаємостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службового та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесам прийняття та реалізації рішень, а також у повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в контролю за прийняттям та організацією виконанім управлінських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження чи винести резолюцію - це лише перша стадія управлінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організування виконання управлінського рішення, координування роботи підлеглих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, перевірка стану виконання поставлених завдань також є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє побудувати досконалу систему роботи з документацією - науковоупорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси документаційного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установою. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підвищується рівень його корпоративної культури.

Базові поняття діловодства

Терміни та визначення понять в керуванні документацією

Терміни та визначення понять в організуванні роботи з документами подані в стандартах "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004" [69] та "Інформація та документація. Керування документаційними процесами. ДСТУ 4423-2005" [71]. Наведемо деякі з них:

Документація (documentation) - сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності установи чи її підрозділу.

Системи документації- це спільність певних видів документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання), що застосовуються у певній сфері діяльності чи галузі.

Сучасне розуміння цього терміну в Україні - це сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її структурного підрозділу. Тому вживають такі словосполучення, як "управлінська документація", "будівельна документація", "документація установи", "документація структурного підрозділу (відділу, кафедри, сектора)".

Водночас є й інші трактування цього терміна. Він був одним з головних понять документаційної науки (1930-1950-ті pp.), де документацію трактували як сукупність документів. Часто терміном позначали і саму документаційну науку, яка була започаткована в 1895 році бельгійським вченим Полем Отле й розвивалася у першій половині XX ст., створивши певні засади розвитку у подальшому інформатики та формування ряду концепцій документознавства.

Сьогодні у низці країн документація позначається як будь-яка сукупність документів (неопублікованих та видань), так і певна галузь наукових знань й сфера діяльності, пов'язана інформаційними процесами. Такий підхід реалізовано, зокрема, в міжнародному стандарті ISO 5127:2001 "Інформація та документація. Словник термінів" [73], де документацію визначено як "постійну та систематичну роботу зі збирання та опрацювання зафіксованої інформації з метою її зберігання, систематизації, пошуку, використання або передавання".

Можна виділити міжфункціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву чи фахову систему документації, в якій відображається специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.