Розділ «ПЕРЕДМОВА»

Духовний прогрес народу неможливий без глибокого пізнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Сотні років бездержавності, протягом яких жорстоко нищилася наша культура, десятиліття панування тоталітарної системи, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію багатьох націй, деформували всі сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фізичне та духовне насильство над усім, що стосувалося українців як нації, призвело до відчуження народу від власної культури. Забувалися мова, традиції, руйнувалися усталені норми життя. Українську мову офіційно забороняли (укази Петра І, Валуєвський циркуляр, Емський указ та ряд інших), оголошували придуманою німцями, вважали діалектом російської чи польської, дивились як на "холопську", призначали тільки для "домашнього вжитку".

Що ж до українського ділового мовлення, то його не допускали у сферу науки і техніки, на фабрики і заводи, в армію і спорт, тобто в царини, завжди важливі для повноцінного функціонування національного організму. Діловодство в усіх галузях виробництва та управління велося російською мовою. Організації і установи підпорядковувалися об'єднанням, об'єднання республіканським галузевим міністерствам чи відомствам, загальносоюзним структурам. Централізоване управління на всіх рівнях забезпечувалося документами, складеними російською мовою.

Сьогодні українська культура - це основа національного духовного поступу. В Україні забезпечено вільний розвиток усіх навчально-культурних і релігійних об'єднань. Українська мова утвердилась як державна з одночасним створенням умов для вільного розвитку мов меншин.

Сучасне діловодство стало результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період починаючи з виникнення і розвитку писемності, появи документів й організації їх руху, зростання обсягів інформації про навколишнє середовище, поширення знань через неформальні канали їх передачі, фіксації релевантної інформації, створення діловодних органів, побудови управлінських документних масивів, систематизації та уніфікації документації, впровадження автоматизованих систем автоматизації діловодства та документообігу.

Ділове документування, організація виконання документних процесів, керування документацією на сучасному етапі розвитку суспільства повинні бути зорієнтовані на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших електронних засобів), подальшу автоматизацію контролю виконання прийнятих рішень, впровадження комплексних систем керування документацією. Водночас службові документи, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такі залишаються нагальною потребою суспільства і вимагають певної культури роботи з ним.

У цій праці робиться спроба подати документаційне забезпечення управлінської діяльності, діловодство, як узагальнене, системне явище, як вияв потреби об'єкта управління в керуванні документацією, що проявляється у вищому рівні впорядкування, необхідного учасникам виробничого процесу, як культура операційної управлінської технології, що становить частку загальної культури української нації'.

Посібник пояснює основні поняття з діловодства, вимоги до оформлення документів, написання й розміщення реквізитів на них, висвітлення організації діловодного технологічного циклу, керування документацією, оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, побудову пошуково-довідкового апарату. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації при виборі управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню службових документів, в першу чергу управлінських: а саме, нормативне правових, організаційно-розпорядчих, довідково-інформацій них тощо. Детально описано технологію діловодних процеси порядок контролю за виконанням документів за строками і суті питання, організацію роботи щодо оперативного пошуку т опрацювання необхідної інформації, передачі її до архіву.

Поданий у ний матеріал включає як безпосередньо створення документів, так і висвітлення діловодного технологічного циклу: оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, пошуково-довідковий апарат. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації при виборі управлінських рішень.

В кінці посібника розміщено словник вжитих найголовніших термінів та назв документів, що може стати запорукою швидкого знаходження необхідної інформації.

Окрім зазначеної книги серія посібників "Культура діловодства" містить ще чотири частини:

книга II - "Кадрове діловодство",

книга III - "Діловодство в підприємницькій сфері".

книга ІV - "Діловодство в дипломатичній діяльності"

книга V - "Діловодство в праводіловій сфері"

У другій книзі розглянуті питання ведення кадрової документації як одного з елементів управління персоналом.. Особливе місце відведене питанням документаційного забезпечення руху працівників, веденню особових справ, карток і книжок обліку особового складу, документуванню роботи з резервом, проведенню атестацій, надання матеріальної допомоги, призначення пенсій, нагороджень тощо.

В третій книзі розглянуто склад та особливості ведення документації з господарської, торгівельної, зовнішньоекономічної діяльності, обліково-фінансової та інших видів документації, необхідних для реалізації організацією її функціональної мети. Наведено оптимальні переліки реквізитів, які допомагають користувачам швидко підготувати той чи інший документ.

В четвертій книзі розглядаються документознавчі аспекти історії створення вітчизняних дипломатичних служб починаючи з 1917-1919 рр., наводяться правові засади та порядок їх організації. В посібнику наведено зразки дипломатичних документи), що послідовно відображають етапи розвитку вітчизняної дипломатії. В розділі "Підготовка міжнародної договірно-правової документації"" значна увага приділена порядку укладання міжнародних договорів, організації їх виконання та припинення дії. В розділі "Документи дипломатичного листування та статусні документи" побудова й ведення дипломатичного листування подано як важливий аспект дипломатичної практики, розкриваються особливості складання традиційних, а також нестандартизованих дипломатичних документів. Розділ "Документування внутрішньовідомчої діяльності" присвячено створенню і веденню довідково-інформаційної, звітно-облікової документації, а також документуванню протокольних заходів і складанню візових документів.