Розділ «4.2. Підготовка розпорядчих документів»

Розпорядчі документи - як особлива група організаційно-розпорядчої документації

В управлінській діяльності провідну роль відіграє організаційно-розпорядча документація. Вона призначена для оформлення процесів управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм установ, організацій чи підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість зазначених документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з розпорядних документів не може містити положень, що суперечать закону.

У Типовій інструкції (п. 84-106), на відміну від Примірної інструкції № 1153, доволі детально викладений порядок оформлення, візування, засвідчення й доведення до виконавців розпорядчих документів, що стосуються основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань, а також спільних розпорядчих документів, які видаються установами одного рівня.

Так, багато уваги у другому розділі Типової інструкції приділено складанню таких видів документів, як: накази (розпорядження); протоколи; службові листи; документи до засідань колегіальних органів; документи про службові відрядження. А от порядок підготовки й оформлення документів до засідань колегіальних органів і документів, що стосуються службових відряджень, прописаний у Примірній інструкції № 1153, майже не зазнав змін у Типовій інструкції.

Особливості складання розпорядчих документів

Підготовка проектів наказів (розпоряджень)

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази (розпорядження).

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи (далі - установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов та розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють:

- накази з основної діяльності (з загальних питань);

- накази із адміністративно-господарських питань;

- накази з кадрових питань (особового складу.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності та адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

Зазначені проекти наказів візуються:

- працівником, який створив документ;