TextBook 2.1 Побудова формуляр-зразка документа
Визначення поняття реквізит документа
Важливе місце в діловодстві посідають правила створення службових документів, що включає складання тексту та оформлення службового документа.
Термін "реквізит" латинського походження, що перекладається як "потреба". У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань, цінних паперів, у першу чергу векселів.
У термінологічному словнику слово "реквізит" подається як обов'язковий елемент офіційного документа. За Національним стандартом ДСТУ 2732:2004, реквізит службового документа -. це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили [69].
Фіксація реквізитів службового документа - це його оформлення за встановленими правилами документування, тобто вимогами та нормами, що регламентують порядок створення службових документів.
Правила оформлення документів закріплені в Типовій інструкції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2012 року, далі Типовій інструкції [40].
Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згідно Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163 - 2003" [66].
Враховуючи те, що Типова інструкція, як нормативно-правовий акт, має обов'язковий характер, а стандарт ДСТУ 4163-2003 - лише рекомендаційний й підлягає перегляду через деякий час - уразі визначення найменування реквізитів керуватись саме Типовою інструкцією.
Визначення поняття формуляр-зразок документа
Склад реквізитів формуляр-зразка документа
Склад реквізитів формуляр-зразка документа подано в таблиці 2.1. Найменування реквізитів вказано згідно ДСТУ 4163-2003 та Типової інструкції (для тих реквізитів, найменування яких змінено), яка, як нормативно-правовий акт, має обов'язковий характер.
Таблиця 2.1. Найменування реквізитів документа
| № | Найменування реквізитів згідно ДСТУ 4163-2003 | Найменування окремих реквізитів згідно Типової інструкції | |||||
| 1. | Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим | ||||||
| 2. | Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) | ||||||
| 3. | Зображення нагород | ||||||
| 4. | Код організації | Код установи | |||||
| 5. | Код форми документа | ||||||
| 6. | Назва організації вищого рівня | Найменування установи вищого рівня | |||||
| 7. | Назва організації | Найменування установи | |||||
| 8. | Назва структурного підрозділу організації | Найменування структурного підрозділу установи | |||||
| 9. | Довідкові дані про організацію | Довідкові дані про установу | |||||
| 10. | Назва виду документа | ||||||
| 11. | Дата документа | ||||||
| 12. | Реєстраційний індекс | ||||||
| 13. | Посилання на реєстраційний індекс і дату документ, на який дають відповідь | Посилання на реєстраційний індекс і дату | |||||
| 14. | Місце складання або видання документа | ||||||
| 15. | Гриф обмеження доступу до документа | ||||||
| 16. | Адресат | ||||||
| 17. | Гриф затвердження документа | ||||||
| 18. | Резолюція | ||||||
| 19. | Заголовок до тексту документа | ||||||
| 20. | Відмітка про контроль | ||||||
| 21. | Текст документа | ||||||
| 22. | Відмітка про наявність додатків | ||||||
| 23. | Підпис | ||||||
| 24. | Гриф погодження документа | ||||||
| 25. | Візи документа | ||||||
| (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); 26. | Відбиток печатки | ||||||
| 27. | Відмітка про завірення копії | Відмітка про засвідчення копій документів | |||||
| 28. | Прізвище виконавця і номер його телефону | ||||||
| 29. | Відмітка про виконання документа і направлення його до справи | Відмітка про виконання документа | |||||
| ЗО. | Відмітка про наявність документа в електронній формі | Відмітка про наявність копії документа в електронній формі | |||||
| 31. | Відмітка про надійдення документа до організації від адресанта | Відмітка про надходження документа до установи | |||||
| 32. | Запис про державну реєстрацію | ||||||
Незважаючи на розходження в найменуванні окремих реквізитів вимоги Типової інструкції до їх змісту та їх розташування цілком відповідають вимогам ДСТУ4163-2003.
Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі не має реквізитів "назва документа", "гриф затвердження"; в автобіографії не має реквізитів "адресат" чи "індекс документа" тощо.
Постійні та змінні реквізити документа
Поздовжнє та кутове розміщення реквізитів.
2.2. Складання заголовка документа
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „РОЗДІЛ 2. ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА“ на сторінці 1. Приємного читання.