Розділ «2.2. Складання заголовка документа»

Загальні вимоги до складання заголовка документа

Заголовок документа це реквізити документа, що розміщуються у верхній його частині й включають зображення герба чи емблеми установи (організації), її повну назву як автора документа, довідкові дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок в банку, коди тощо.

Форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі емблема (а іноді й девіз) - обличчя установи. Читаючи документ, отримувач, безумовно, насамперед буде цікавитись його змістом, але обов'язково зверне увагу й на заголовок, якому дасть свою оцінку, переносячи її на діяльність самої установи.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема, шрифт сприятливо впливатимуть на ваших партнерів, полегшать розв'язання можливих проблем.

Виготовляючи бланк документа використовують сигніфікаційні (знакові) та комунікаційні реквізити заголовка (і- 10), що фіксують ознаки приналежності та забезпечують уключення документа до системи комунікацій. Можливе також нанесення позначок для розміщення семантичних реквізитів: 11,12,13,14,16,19, 20, 21, що полегшують опрацювання інформації.

Розглянемо детальніше нанесення реквізитів заголовка документа:

Реквізит 1. Зображення Державного герба України.

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зображення Державного герба помішується на печатках органів державної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств та відомств, а також підприємств, установ та організацій у передбачених законодавством випадках.

Розміщують Зображення Державного герба України на бланках документів з обов'язковим додержанням пропорцій щодо його зображення відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" від 19 лютого 1992 р. 137-ХІІ [25].

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщується відповідно до нормативно - правових актів Автономної Республіки Крим й Закону України "Про Автономну республіку Крим" від 7 березня 1995р. № 95/95 - ВР (ст. 7) [6].

Зображення герба Автономної республіки Крим розміщують лише із зображенням Державного герба України. Порядок використання зображення герба Автономної республіки Крим встановлюється нормативно-правовими актами республіки.

Коло підвідомчих установ, котрі можуть наносити зображення Державного герба України на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство). Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.

Відтворювати надпис "Україна" під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

Розміщується зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим на бланках з кутовим розташуванням реквізитів (кутових бланках) на верхньому полі (березі) бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля (берега).

Розмір зображення Державного Герба України: висота - 17 мм, ширина - і 2 мм. Діаметр зображення - не більше 20 мм.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх звороті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Реквізит 2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

Емблема установи (організації) - це символічне графічне зображення, що розкриває направлення її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.