Розділ «1.6. Комп'ютеризація діловодних процесів»

Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізується за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і використання великих масивів документної інформації. Скорочення трудовитрат, пов'язаних з цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефективніший шлях - це підвищення рівня впровадження в практику діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів організаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документальною інформацією: застосування автоматизованого введення документів в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп'ютерні мережі.

До причин комп'ютеризації документообігу відносяться:

o Ускладнення функцій управління, динамічні зміни у системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій відображуються на зростанні кількості документів і підвищенні вимог до роботи з ними.

o Зростання кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник фірми, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань, щоб досконало працювати з документами, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та раціоналізації документообігу.

Правила роботи як з загальною, так і спеціальною документацією закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Комп'ютеризація потребує чіткого дотримання правил діловодства, поглиблення гарантій якісного опрацювання зафіксованої в документах інформації.

Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без комп'ютеризації діловодних процесів сучасне управління в цілому неможливо.

У розв'язанні проблем створення і довготривалого зберігання ЕД головна увага має приділятись надійності форматів та носіїв документації.

Найбільш поширені формати та носії інформації електронних документів подано в додатках 1.7 та 1.8.

Завдання щодо інформатизації діловодних процесів

Впровадження інформаційних технологій в діловодстві

Інформаційні технології - цілеспрямовано організована сукупність інформаційних процесів, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкісний пошук інформації, розосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Термін "інформаційна технологія" ґрунтується на понятті "технологія", що є досить стійким і з'явилося в діловому спілкуванні в зв'язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва. Так, якщо технологія (від грецького rechne - мистецтво, майстерність, уміння + ...логія) - сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу чи напівфабрикату, що здійснюється у процесі виробництва продукції, то інформаційна технологія - процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки і передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації про стан об'єкта, процесу чи явища нової якості [89].

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, являють собою перелік технологічних процесів (збору, передачі, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як узагальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей певних даних. З точки зору інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збір даних - трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли інформація, що надходить з різних джерел стосовно певного кола питань, збирається в одному документі.

Передача даних - трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як відповідна властивість.

Обробка даних - трансформація сукупності даних, за якої змінюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підготовки конкретного документа.

Збереження даних - трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.