TextBook Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діловодства чи інша призначена розпорядженням керівника особа.
Визначення місця зберігання документів
Вилучення документів зі справ
Зберігання електронних документів
Застосування засобів оргтехніки
Як уже зазначалося технологія документообігу, має бути спрямована насамперед на те, щоб створена документа інформація мала властивості повноти й достовірності, максимально відповідала запитам її користувачів у формі подання, оперативності обробки, забезпеченні якості й ін. Засоби оргтехніки залежно від типу призначені максимально механізувати та автоматизувати всі процедури технологічного процесу обробки документів, включаючи їх зберігання.
Обробка документної інформації, що здійснюється в ході виконання управлінських рішень, має проводитися відповідно до існуючої структури організації і розміщення засобів оргтехніки: централізованої, децентралізованої, змішаної. При цьому остання є найбільш гнучкою в ході реалізації процедур обробки документів. Значна частина операції} обробки документів носить технічний і формально-логічний характер, хоча сучасні засоби організаційної й інформаційної техніки припускають і складніші процедури. Зазвичай обробляється як інформаційна складова документа, так і його фізичний носій.
Для оптимізації процесу вибору технічних засобів потрібно враховувати цілий ряд факторів, що впливають на цю процедуру:
а) спроможності офісу: загальний обсяг документообігу в організації; характеристики документопотоків; обсяг документів, переданих і прийнятих каналами зв'язку; обсяг копійованих документів як первинний, так і вторинний; займана площа і освітленість робочих зон; вологість і температура в приміщенні.
б) характеристики устаткування: технічні й експлуатаційні можливості; способи використання і вартість експлуатації; ергономічні характеристики; ступінь впливу на здоров'я користувача тощо; фірма-виробник продукції (її бренд); вартість запропонованого устаткування; вартість видаткових матеріалів та частота їх заміни.
Сучасна номенклатура засобів організаційної техніки припускає їх класифікації" відповідно до обраних ознак. Найбільш поширеною є функціональна ознака, що однозначно зв'язує процедури технологічного процесу обробки документів в службі діловодства з технічними характеристиками і можливостями засобів оргтехніки.
З урахуванням сучасних тенденцій розвитку техніки і стану ринку за найзагальнішими ознаками подібності і відмінності засоби оргтехніки поділяються на:
- Засоби складання та виготовлення документів.
- Засоби репрографії й оперативної поліграфії.
- Засоби обробки документів.
- Засоби збереження, пошуку і транспорту документів.
- Засоби електрозв'язку.
- Допоміжні засоби.
Нині відбувається бурхливий прогрес у використанні технологій автоматизації роботи з документами. При цьому весь обсяг потреб організацій лише частково покривається конкретними, окремо взятими технологіями. Якщо ще кілька років тому такі засоби, як електронна пошта чи електронний архів використовувались в роботі організацій паралельно з іншими системами автоматизації діловодства, то зараз всі усвідомлюють необхідність єдиної інтегрованої системи управління документаційним забезпеченням.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „6.2. Оперативне зберігання документів“ на сторінці 1. Приємного читання.