Розділ «1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями»

Диференціація службових документів в організації

Питання диференціації документів, як і їх пізнання, має давнє походження. У наукових колах вченими проведено не одну дискусію з питань класифікування документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, питання класифікування документів й донині зазначають серед перспективних питань, що потребують нагального вирішення.

В сучасному тлумачному словнику української мови [ 125] можна знайти двояке визначення терміна "класифікація". У першому випадку - класифікування, у другому - система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи, підгрупи за спільними ознаками та властивостями.

Вчені намагаються розмежувати ці терміни й подати таким чином:

Групування - процес поділу документів за їх зовнішніми ознаками.

Типологізація - процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями.

Класифікування - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності.

Професор С.Г. Кулешов стверджує, що процес поділу документів за будь-якими їх ознаками - характеристиками інформації, видами носіїв інформації, властивостями, обіговими даними тощо й є процесом класифікування документів [108],

Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, повинен проводитись на основі класифікаторів відділків та напрямів діяльності.

Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Остання здійснюється шляхом розмежування функцій структурних підрозділів установи і обов'язків виконавців, чіткішого розподілу інформації між ними, ліквідації можливості суб'єктивізму та випадковості.

Класифікації документів (класифікаційні схеми) - це результати класифікування документів, тобто поділу документів за будь-якими їхніми ознаками - характеристиками інформації, носіями документної інформації, тематикою, властивостями, обіговими даними тощо.

Документи класифікують, як правило, відповідно до потреб практичної роботи з документами або під час вирішення дослідницьких завдань. У кожній сфері практичної діяльності чи галузі наукових знань, об'єктами яких є документ, існують специфічні підходи до класифікування документів. Під час практичної роботи з документами їх розподіляють у вигляді класифікаторів документів, класифікаційних таблиць, переліків тощо.

Класифікації документів можуть мати різну структуру побудови: ієрархічну, фасетну, змішану тощо[ 106].

За ієрархічної класифікації документів кожне загальне поняття документа (тобто поняття вищого порядку, родове) поділяють на більш конкретизовані (тобто поняття нижчого порядку, видові), і ці підрозділи не перетинаються між собою.

Фасетна класифікація документів дає можливість розподілити документи паралельно за кількома різними ознаками (аспектами). Для цих класифікацій застосовують різні позначення пов'язаних між собою ланок і схем, наприклад "рід-вид", "клас-підклас", "тип-підтип". Власне, основою поділу є універсальне поняття виду документа, яким позначають нижчу ланку щодо вищої у будь-яких ієрархічних або фасетних класифікаціях.

Існують, так би мовити, і прості класифікації, з одним рівнем поділу, тобто в яких немає класифікаційних рядів. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результат - виокремлення груп документів.

Основною ознакою поділу в багатьох класифікаціях документів є їхня тематична ознака, тобто належність змісту, основного смислового аспекту чи одного з основних смислових аспектів документа до певної теми, проблеми, питання, напряму діяльності або галузі знань (наукових, практичних, інших знань соціуму). Такі схеми - це фактично класифікація за змістом документа або документною інформацією. Приміром, в архівній справі, зазначає проф. С.Г. Кулешов [107], це "Схема класифікації документної інформації в державних архівах України"

Первинне групування службових документів

Первинне групування службових документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.