Розділ «4.5. Створення довідково-інформаційних документів»

Рекламні листи, або листи прямої поштової реклами, (Direct mail або Sales mail) призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець.

Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується, має хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.

Зразки ділових листів наведені в додатку 4.34.

Підготовка телеграм

Телеграма - вид документа, що визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку.

Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках для забезпечення своєчасного одержання інформації та правильного прийняття управлінського рішення.

Реквізити службової телеграми: найменування документа (телеграма); примітка про категорію та вид телеграми; адреса; текст документа; номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь); вихідний (підписний) номер; підпис; адреса відправника; дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, термінові, звичайні.

У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім з позначкою "Звіт" і т. ін.

До категорії термінових відносяться телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові з помітками "Термінова", "Метео", а також "Термінова телефонна розмова". Всі інші вважаються звичайними.

Складаючи телеграми, дотримуються таких же вимог, що й до службових листів. Характерна риса телеграм - особлива стислість і ясність викладу. З телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли їх пропуски перекручують зміст.

Розділові знаки пишуться скорочено, малими літерами, наприклад, "крпк", "км", "лпк". Знаки № (номер), - (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуться словами. Числа пишуться літерами. Дати вказуються арабськими цифрами: число, місяць, рік. Розділові знаки між цифрами не ставляться.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, які перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату видачі паспорта.

Між окремими словами роблять пропуск у два інтервали. Текст телеграми відокремлюють від адреси трьома інтервалами. Переноси слів не дозволяються.

Текст телеграми подають без абзаців. Завіряють його печаткою.

Пишуть телеграми лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Телеграфний зв'язок українських організацій з закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами:

Підпис на телеграмі ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Складання телефонограм