Розділ «2.7. Використання реквізитів у міжнародному листуванні»

Складаючи службовий лист, використовують такі реквізити: заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримає лист, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатка тощо.

Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій за вимогами законодавства країни адресата (див. додаток 2.5 та 2.6). Оскільки мовою міжнародного ділового листування за минуле сторіччя стала англійська (лист англійською мовою зрозумілий людині у будь-якому місці земної кулі), розглянемо правила розташування реквізитів в листах до іноземних партнерів.

"Заголовок" (The letterhead).

"Вказівка на посилання" (The reference line).

"Дата" (The date).

"Адресат" (The inside address).

Складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Адресу розташовують нижче рядка з датою, записують 3-4 рядками (5-7 см) завдовжки через інтервал без відступу. Розглянемо випадки адресування іноземним партнерам:

- Якщо лист адресовано незаміжній жінці, перед її прізвищем пишеться Miss, наприклад: Miss Mary Powell. Інколи замість Miss чи Mrs можна зустріти Ms, що стосується як заміжньої, так і незаміжньої жінки.

- Якщо особа, якщо адресовано лист, має титул, він ставиться замість імені, наприклад, Dr.Hopkins.

- Якщо лист адресовано фірмі, назва якої складається з імен та прізвищ, наприклад, Wilhelm Wahler Mashinenbau, то, звертаючись до чоловіків, вживається слово Messrs (від французького "Messieurs"), наприклад, Messrs Wilhelm Wahler Mashinenbau, a звертаючись до жінок, слово Mesdames (Mmes).

- Якщо лист адресовано посадовій особі, вказують спочатку її ім'я та прізвище, а потім посаду та назву фірми, наприклад:

Dr. Georgia A. Hopkins General Director of K.Arvanitis SA.

- Якщо прізвище особи невідоме, пишуть, приміром, так: The Head of Financial Departament. При цьому вказівка посади без зазначення прізвища особи можлива лише тоді, коли її посада одна у фірмі.

- Якщо відомо офіційне становище співробітника у фірмі (його посада), краще вказувати її після імені та прізвища, що є ввічливішим, наприклад:

Mrs. Yana Sieber

Manager of Financial Departament The Lando Limited

Після назви організації або прізвища адресата окремим рядком пишуть номер будинку та назву вулиці, потім - також окремим рядком - назву міста. В англосаксонських країнах номер будинку ставлять перед назвою вулиці, наприклад:

Mr. Donald Grand, Ph. D. Professor Emeritus of Psychology The University of Georgia 139 Oaks Lane Roswell, GA 30075 404(6400-8037), USA

- Якщо лист адресовано якій-небудь організації і виконавець зацікавлений у тому, щоб його прочитала певна особа в цій організації, перед її прізвищем ставлять All, Attention або То Attention of..(до відома...)