Розділ «5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції»

Загальне діловодство


Визначення обсягів документообігу


Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Метою обліку документообігу є одержання необхідних даних для:

o розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу;

o розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодних процесів;

o визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

Обсяги документообігу в установі визначаються з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу, як правило, за рік. У великих установах облік документообігу можуть проводити кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи.

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (як правило, за видами) і вихідних документів в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ.

Вхідні і вихідні документи, незалежно від їх носіїв, обліковуються на етапі прийому і відправлення кореспонденції (експедиція, служба діловодства, секретар керівника). Внутрішні документи підраховуються за місцем їх реєстрації чи підготовки. Крім того, слід пам'ятати, що всі внутрішні документи підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо).

Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. При цьому кожен документ обліковується один раз. Дія більш точного визначення обсягу документообігу варто враховувати і документи, що не підлягають реєстрації, оскільки для їх оброблення також потрібно витрачати час. Це можна зробити за реєстрами вхідної кореспонденції.

Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Облік документів може здійснюватися в службі діловодства, відділі кадрів, бухгалтерії, службі маркетингу, відділі науково-технічної інформації тощо. Розмножені примірники підраховують окремо в розмножувальному бюро, службі автоматизованої обробки документів, видавництві, типографії тощо, застосовуючи при цьому прийняту в установі систему обліку. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Рекомендується також окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу, де в чисельнику записано кількість оброблених в установі документів, а в знаменнику - кількість копій. Наприклад: обсяг документообігу в Європейському університеті за 2012 рік складає 1588/1965.

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг обліковують кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи. Можна здійснювати підрахунок щоквартально. У невеликих установах достатньо підраховувати кількість документів за рік. Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву установи дія вжиття заходів дія удосконалення роботи з документами.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу можуть бути подані в табличній формі (додаток 5.14).


Організація передачі документів виконавцям



Робота з традиційними документами у підрозділах


Діловодство в структурному підрозділі покладається керівником на одного з працівників. Завданням особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі (наприклад секретаря заступника керівника установи чи керівника підрозділу) є приймання, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

Особливості виконання функціональних обов'язків особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі для наглядності подано в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1. Особливості виконання функціональних обов'язків особою, відповідальною за діловодство в підрозділі

Сторінки


В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції“ на сторінці 1. Приємного читання.

Зміст

  • ПЕРЕДМОВА

  • РОЗДІЛ 1. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

  • Нормативна база діловодства

  • 1.2. Форми організування роботи з документами

  • 1.3. Документ: основні поняття, властивості та функції

  • 1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями

  • 1.5. Вимоги до оформлення документів

  • 1.6. Комп'ютеризація діловодних процесів

  • РОЗДІЛ 2. ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • 2.2. Складання заголовка документа

  • 2.3. Датування та індексування документів

  • 2.4. Адресування та оформлення тексту документа

  • 2.5. Погодження та засвідчення документів

  • 2.6. Проставлення відміток на документі

  • 2.7. Використання реквізитів у міжнародному листуванні

  • РОЗДІЛ 3. СТИЛІСТИКА ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ

  • 3.2. Класифікація документів за способом викладу матеріалу

  • 3.3. Граматична форма ділових документів

  • 3.4. Синтаксичні конструкції ділових документів, їх особливості

  • 3.5. Застосування мовних засобів

  • 3.6. Синоніми та пароніми в діловому мовленні

  • 3.7. Особливості складання тексту ділових листів

  • РОЗДІЛ 4. СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ІЗ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ

  • 4.2. Підготовка розпорядчих документів

  • 4.3. Складання організаційних документів

  • 4.4. Оформлення документів колегіальних органів

  • 4.5. Створення довідково-інформаційних документів

  • РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

  • 5.2. Долучений документів до документаційної системи

  • 5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції
  • 5.4. Організація контролю за ходом виконання документів

  • РОЗДІЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

  • 6.2. Оперативне зберігання документів

  • 6.3. Підготовка справ до подальшого зберігання і використання

  • 6.4. Особливості архівної роботи

  • 6.5. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян

  • 6.6. Робота з документами, що містять комерційну таємницю

  • СЛОВНИК ВЖИТИХ ТЕРМІНІВ

  • Запит на курсову/дипломну

    Шукаєте де можна замовити написання дипломної/курсової роботи? Зробіть запит та ми оцінимо вартість і строки виконання роботи.

    Введіть ваш номер телефону для зв'язку, в форматі 0505554433
    Введіть тут тему своєї роботи