Розділ «4.5. Створення довідково-інформаційних документів»

Підготовка списків

Написання службових листів

Службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, що слугують засобом обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Оформляється службовий лист на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту ( має відповідати на питання "про що?"), текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службовий лист мусить бути оформлено бездоганно. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути перевірені.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків. При складанні службових листів слід пам'ятати такі правила етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шановний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і після нього ставиться знак оклику.

Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок. Наприклад:

пане генерал,

шановний Петре Юрійовичу, вельмишановний Ярославе Анатолійовичу.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'язковими є посилання на інші документи.

Наприклад:

Згідно з Законом України "Про освіту" проаналізуйте... Відповідно до постанови КМУ від 03.04.2008 № 21 поінформуйте...