TextBook Датування службових документів
Реквізит 11. Дата документа
Дата документа - це реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, затверджує чи підписує будь-який службовий документ папір, повинен привчитися проставляти дату.
Датою документа може стати день його створення і (або) підписання, погодження затвердження, прийняття, видання або реєстрації. А саме:
o дата листа або наказу є день їх підписання;
o дата звіту, плану чи інструкції - день їх затвердження;
o дата установчого договору - дата його затвердження;
o дата протоколу чи акта - час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.
Датою документа, що приймається колегіальним органом (рішення, ухвала тощо), є дата його прийняття. Датою вступу в силу розпорядчого документа - день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін. Для службового листа основною датою є дата реєстрації в книзі вихідних документів.
Документи набувають чинності з моменту їх підписання (погодження, прийняття, затвердження тощо), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата. Документи, які підлягають державній реєстрації у Мінюсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.
Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, як правило оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр, розділених крапкою. Щоб не виникло подвійного тлумачення в розшифруванні дати документа цифрове позначення року (з 2000 до 2032 р.) повинно складатись з чотирьох цифр. Наприклад: 02.03.2014.
До початку нового століття елементи дати в службових документах позначались трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, ¡7 червня 1951 року можна було писати: У 7.06.51.
Новим національним стандартом ДСТУ 4163 - 2003 дозволено також оформляти дату у послідовності: рік, місяць, число.
Наприклад: 26 січня 2013року можна записати: 2013.01.26.
Зазначений спосіб використовується у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки відповідає міжнародній системі датування документів (ISO 8601:2000 "Елементи даних і формати для обміну інформацією. Представлення дат і часу").
Якщо порядковий номер місяця або числа місяця складається з однієї цифри, то перед нею необхідно проставляти нуль.
Наприклад: 9січня 2013року слід писати: 09.01.2013
Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, "21 березня 2013 року") може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.
При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата, як правило, оформляється таким чином:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3. Датування та індексування документів“ на сторінці 1. Приємного читання.