РОЗДІЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

6.1.Систематизація документів

Для здійснення обґрунтованого розподілу документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх обліку, швидкого відшукування документів за змістом та різновидом, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства в установі мусить бути створена номенклатура справ.

Типова та примірна номенклатура справ

Розробка індивідуальної номенклатури справ структурного підрозділу

Розробляє номенклатуру справ структурного підрозділу посадова особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів установи не пізніше 15 листопада поточного року. Керівник структурного підрозділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з експертною комісією установи (якщо вона створена) та керівником архівного підрозділу установи.

Перед тим як розпочати роботу над індивідуальною номенклатурою справ, необхідно ознайомитися з Методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ. Повний текст цього видання опубліковано на офіційному сайті Головного архівного управління ( archives.gov.ua).

Працівникам служби діловодства апаратів місцевих державних адміністрацій можуть стати у пригоді такі нормативно-методичні посібники, як Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області, розроблена УкрНДІ архівної справи та документознавства.

Основними принципами побудови індивідуальної номенклатури справ підрозділу є:

o єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів;

o застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок;

o стабільність кодексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку документів.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися положенням про орган, службу чи підрозділ установи, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за попередні роки. При цьому вивчаються документи, що створюються в діяльності підрозділу, їх види і склад.

Зразок номенклатури справ підрозділу установи згідно вимог Типової Інструкції подано у додатку 6.1.

Заповнення граф номенклатури справ

Використання переліків типових документів

За відсутності примірних та типових номенклатур справ, які можна взяти за основу, для розроблення індивідуальної номенклатури справ використовують переліки типових документів із зазначенням строків зберігання документів і (або) відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання.

Одним з таких переліків є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5 [50].

Зазначений Перелік типових документів (див. додаток 5.18) опубліковано на сайті Верховної Ради України ( zakon.rada.gov.ua). Знайти цей документ можна, зазначивши такі пошукові реквізити:

видавник - Головархів;