Розділ «1.3. Документ: основні поняття, властивості та функції»

Визначення основних понять

В основі терміну "документ" лежить латинське слово що означає "пояснювати, викладати справу". Латинське ж слово перекладається як "зразок", навчальний при клад, взірець. У значенні письмового свідчення термін "документ" уживався від середньовіччя й до XIX століття, а згодом і латинської мови його було запозичено в усі європейські мови.

В літературній мові можна зустріти більш сот значень слова "документ". У різних наукових дисципліна (циклах наук) історично або у процесі їхнього розвитку в останні десятиліття сформувалися специфічні підходи до сутності документа. Окрім документознавства, його архівознавство, дипломатика, палеографія, однак, на відміну від, наприклад, загального документознавства, тобто теорії та історії службового документа, вони аналізують документ у цілому, а досліджують окремі види або складові, характеристики, ознаки, певні сукупності документів (класи, типи Загальноприйнятого визначення і розуміння сутності та на сьогодні немає [80].

Розбіжності щодо трактування документа існували й існують також у межах однієї науки. Зокрема, на початку XX ст. в історичному джерелознавстві представники певних наукових шкіл вважали документами всі артефакти. Інші вчені дотримувалися точки зору, що це тільки офіційні або службові документи, і певною мірою цей підхід відбито у сучасному поділі історичних джерел на оповідні та документальні. Юридична сила, як атрибут документа, фігурує у його визначеннях з позицій правознавства.

Основоположник узагальнюючої науки про документ бельгійський вчений Поль Отле (1885-1945) документом вважав "матеріалізовану пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини" [126].

В посібниках можна зустріти окремі визначення терміну "документ", введені в науку П .Отле та А. Лафонтеном:

o будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти - носії інформації (службові та особисті документи, креслення, малюнки, фотографії), так і аудіо - та телепередачі);

o матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною з метою створення колекцій (входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

o матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її передачі в просторі й часі, незалежно від способу фіксації ("написані" документи, тобто зафіксовані знаками письма, образотворчі, фонозаписи, фільми тощо).

Поява слова "документ" в українській мові пов'язана з царюванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII - на початку XVIII ст.), котрий віддавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.

Значний вклад в розвиток поняття "документ" у першій половині XIX століття внесли Г.Г. Воробйов, P.C. Гіляревський, О.П. Коршунов, Ю.М. Столяров та багато інших вітчизняних та закордонних вчених завдяки роботам яких документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації.

Як позначення об'єкта архівної справи, замість терміну "документальні матеріали" поняття "документ", з'явилось порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. Так, в 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К.Г.Мітяєв позначав документом все, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об'єктивної діяльності і є відображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомогою письма, зображення чи звукозапису.

Спочатку архівознавчі вважали, що документ як явище матеріальної дійсності, є джерелом інформації, навіть, історичним джерелом, історичною пам'яткою. Друге значення поняття "документ" , як будь-якого створеного людиною матеріального об'єкта, в якому уречевилася людська думка, також визнано не було. Неприйнятним для архівознавства виявилось і третє визначення документа як матеріального об'єкта, спеціально створеного людиною для передачі інформації будь яким можливим способом.

Лише у термінологічному словнику "Архівістика" з'явилась більш виважена дефініція документа: "запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого - збереження,і передавання інформації в просторі і часі". Ця дефініція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.

Досить значний час у діловодстві й певною мірою в архівознавстві головними ознаками документа були його оформлення відповідно до певних вимог і (або) наявність юридичної сили та умова створення й функціонування у межах установи, тобто фактично мали на увазі службові документи.

У другій половині XX ст. на визначення поняття "документ" вплинуло поширення різних видів носіїв документної інформації та використання досягнень інформатики. Зокрема, документ почали трактувати як матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. У бібліотекознавстві та бібліографознавстві це дає підстави вважати документами не тільки так звані "неопубліковані", а й "опубліковані", тобто видання, публікації.

Нині такі узагальнені визначення документа прийнято в деяких наукових дисциплінах і сферах практичної діяльності. Приміром, у міжнародному стандарті ISO 5127:2001 "Інформація та документації!. Словник термінів" [73] документ визначено як записану інформацію або матеріальний об'єкт, що може використовуватись як одиниця в документаційній діяльності. У цьому разі документаційну діяльність розглянуто як соціальний комунікаційно-інформаційний процес.

У першій редакції Закону України "Про информацию" говорилось, що "документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві". У новій редакції Закону України "Про інформацію" (2011 р.) надано визначення цього поняття у наближеному до ДСТУ 2732:2004 формулюванні: "матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі" [13]. Але головною складовою в документі є все ж інформація, а у цьому визначенні акцент зроблено на носієві.

У низці законів України ("Про бібліотеки і бібліотечну справу", "Про обов'язковий примірник документів") документ трактовано як матеріальну форму одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно -, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві.