Розділ «4.8. Аналіз рівня менеджменту в організації»

Під "прямим зв'язком" розуміється потік документів, переданих підрозділом іншій службі, під "зворотним зв'язком" - документи, які надходять від служби в розглянутий підрозділ.

Кожний відділ самостійно формалізує типи контактів, що вказуються в картці-анкеті. Підприємство також самостійне може визначити кількість контактів "прямій" і "зворотної" зв'язків.

Кожний контакт між підрозділами оцінюється на основі опитування керівників і конкретних виконавців даних підрозділів у балах від 1 до 10. Бальна шкала може формуватися самим підприємством, як приклад пропонується наступна:

o систематичні налагоджені зв'язки - 4 - 10 балів;

o періодичні слабко налагоджені зв'язки - 4 - 6 балів;

o рідкі не налагоджені зв'язки - 1 - 3 бали.

Після того, як кожному типу контакту привласнений бал, відбувається їхнє підсумовування по кожному виді зв'язків. Приймаючи умову, що кожний тип контактів може бути оцінений максимум у 10 балів, необхідно визначити максимально можливу кількість балів по кожному виді зв'язків. Ця сума буде дорівнює кількості типів контактів по кожному виді зв'язків окремо помноженому на 10 балів.

Таблиця 4.9. Приклад картки-анкети зв'язків між підрозділами

Після цього необхідно визначити вага кожного зв'язку, що відбиває організаційну структуру по кожному типі документообігу. Інакше кажучи, визначимо частку фактично сформованих балів анкета-анкети-картки-анкети в загальній сумі балів.

У нашім прикладі вага зв'язку "Адміністративний відділ - Бухгалтерія" буде мати наступні значення: для "прямого зв'язку": (21/30) = 0,4; для "зворотного зв'язку": (8/30) = 0,3.

Отримані значення ваги кожного зв'язку наносяться на спроектовані схеми документообігу і виявляються найбільш проблемні ділянки, що гальмують процедуру документообігу.

Таким чином, проводиться аналіз документообігу усіх видів. Далі, отримані схеми і рекомендації "накладаються" один на одного і дається підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їхньої реалізації.

Особливість такого підходу до оцінки стану документообігу на підприємстві полягає в наступному:

o анкетне опитування працівників (навіть з урахуванням бальної оцінки) не дає цілісного представлення про неналагоджені зв'язки в русі документів між відділами, у той час як шляхом складання підсумкової організаційної структури за пропонованою методикою наочно видні "проблемні" ділянки;

o бальна оцінка "прямих" і "зворотних" зв'язків при складанні картки-анкети визначається не підрозділами, які передають документи, а тими, що отримують їх. Наприклад, при оцінці зв'язку "Головний бухгалтер - Бухгалтерія" ("прямий" зв'язок) оцінює Бухгалтерія, "Бухгалтерія - Головний бухгалтер" ("зворотний" зв'язок) оцінює головний бухгалтер.

Крім того, пропонується проводити на підприємстві рейтингову оцінку ефективності документообігу підрозділів.

У якості вихідних даних для такої оцінки можна виділити наступні:

o кількість працівників підрозділу;

o кількість документів (вхідних, вихідних, внутрішніх), що звертаються в підрозділі за визначений проміжок часу;

o рівень відповідальності, що несе підрозділ за виконання документів (вхідних, вихідних, внутрішніх);