Розділ «4.8. Аналіз рівня менеджменту в організації»

Рис. 4.5. Оцінка аналізу й оптимізації системи документообігу підприємства

Після виділення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно визначити підпорядкованість виділених підрозділів і розмежувати їхньої функції по видах виконуваних робіт. Після даної процедури варто сформувати існуючу модель документообігу.

Скориставшись сформованою організаційною структурою, варто скласти блок-схему взаємозв'язку всіх підрозділів, що не відповідають за процедуру документообігу, з раніше сформованою схемою підрозділів, які відповідають за документообіг у корпорації. Після цього необхідно відобразити схему руху документів і між самими підрозділами.

На другому етапі проводиться аналіз структури документообігу підприємства. Групування документів за ознакою документального забезпечення рекомендується проводити у вигляді таблиці. Період, протягом якого проводиться аналіз, вибирається підприємством самостійно. Для виявлення динаміки руху документів визначаються темпи росту вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства. Угруповання документів підприємства по підрозділах, дозволяє визначити: які з підрозділів найбільше сильно завантажують документообіг.

Кількість документів, визначена в попередньому виді аналізу, необхідно перегрупувати по підрозділах, що були визначені при формуванні існуючої моделі документообігу на підприємстві. Даний вид аналізу також рекомендується проводити у виді таблиці з указівкою частки документів кожного підрозділу в загальній їхній сумі.

Виявлення сезонності в обсязі документообігу доцільно проводити також у виді таблиці з розбивкою вхідних, вихідних і внутрішніх документів по місяцях.

На третьому етапі виробляється "внутрішнє проектування" системи документообігу на підприємстві на основі оптимізації існуючих взаємозв'язків між підрозділами. Критерієм розбивки сформованої моделі документообігу будуть служити види документів, що звертаються, між підрозділами: вхідні, вихідні і внутрішні.

Таким чином, спочатку необхідно наявну структуру документообігу розбити на три підструктури:

1) структура документообігу, де звертаються вхідні документи;

2) структура документообігу, де звертаються вихідні документи;

3) структура документообігу, де звертаються внутрішні документи. Іншими словами, потрібно виключити зв'язку між підрозділами, що не беруть участь у документообігу розглянутого виду.

Організаційні структури великих і навіть середніх підприємств досить громіздкі, а, отже, схема документообігу по русі внутрішніх документів буде досить складна. У зв'язку з цим, пропонується розглядати загальну схему обороту внутрішніх документів з погляду управлінських функцій. Припустимо, що для кожної пари посадових позицій відомі функції управління. Розглянемо задану групу функцій і виділимо по кожному типі контакту тільки ті взаємозв'язки, причиною виникнення яких є рух внутрішніх документів по розглянутій групі.

Доцільно розглядати наступні загальні функції управління:

o загальне керівництво і контроль;

o прогнозування,планування й оперативний облік;

o організація і координація виробництва і самого управління підприємством;

o бухгалтерський облік, контроль, аналіз господарської діяльності, фінансування і звітність;

o активізація і стимулювання праці (мотивація).

Щоб виявити проблеми удосконалювання взаємодії, треба визначити, як контактують служби при кожному з видів документообігу. Для цього складається картка-анкета зв'язків усіх підрозділів, включених у кожний з видів спроектованої структури організаційних взаємодій, для визначення балів зв'язків. Приклад такого роду картки представлений у табл. 4.9.

Дана картка-анкета складається по кожному типі контактів, що беруть участь у процесі документообігу.