Розділ «1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями»

Рис. 1.7. Напрями уніфікації процесів створення документа

Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням уніфікованої форми документа (УФД) та створенням уніфікованої системи документації (УСД).

Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функційного призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.

В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД нині регламентують два державні стандарти:

ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення"

ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови".

Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, зафіксовано в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюють організацію розроблення УФД, розроблення її проекту, затвердження та державну реєстрацію УФД, видання та оприлюднення бланків форм документів (або зразки формулярів чи приклади оформлення документів), порядок розроблення форм документів підприємств та галузевих УФД, порядок внесення до них змін та їх скасування.

Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме - розробленням та впровадженням державних (національних чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимога до створення документів, тобто складання їхніх текстів та оформлення.

Нині в Україні уніфікацію документації здійснюють переважно не за рахунок упровадження державних стандартів, а шляхом видання затверджених наказами відповідними державними органами переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання, а також організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України, і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в "Офіційному віснику України".

Зазначене дає змогу підвищити статус уніфікації, оскільки відповідно до Закону України "Про стандартизацію" державні (національні) стандарти переважно мають рекомендаційний характер.

Уніфікація форматів паперу.

Щодо характеристик носія інформації, то, якщо не зважати на вимоги стандартів та інших нормативних документів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.

Усі формати паперу поділяються на три ряди - А, В, С.

Ряд А-основний;

В і С - додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряду свою чергу поділяється на класи за розміром формату. У ряді А наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах.

Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний можна одержати шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки.

В документаційному забезпеченні управління найширше застосовуються формати А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Загальні вимоги до виготовлення бланків документів сформульовано в ДСТУ 3844-99 (тут їх названо бланками уніфікованих форм), і цей матеріал є продовженням вимог до побудови уніфікованих форм документів (УФД).

Уніфікація бланків документів.