TextBook Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Бланки службових документів виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриманням ряду правил.
Виготовлення бланків конкретних видів документів друкарським способом виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати".
Окрім вищезазначених форматів А4 та А5 дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105х 148 мм) -для написання резолюцій.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються реквізити заголовка (1 -10) та реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту), та 20 (відмітка про контроль). Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 з кутовим і поздовжнім розташуванням заголовка подано в додатках 1.2 та 1.3.
Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхідних для виготовлення бланку залежить від його виду:
o бланк листа (додаток 1.4);
o загальний бланк для виготовлення будь-якого документа (додаток 1.5);
o бланк конкретного виду документа (додаток 1.6).
Загальний бланк документа максимально може включати реквізити заголовка (крім реквізитів 5,9 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5, 11, 12, 19, 20. На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту "Назва структурного підрозділу" розміщується "Назва посади".
Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) доповнюється реквізитом 5 (код фірми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа). Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа може не вказувати, наприклад, Київський автомобільно-дорожній інститут або Переяславська міська державна адміністрація.
Бланк листа.
Зазначений бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилення на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).
Облік бланків документів встановлюється безпосередньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допомогою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотного боку бланку.
Трафаретизація службових документів
1.5. Вимоги до оформлення документів
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями“ на сторінці 6. Приємного читання.