TextBook Найважливішою класифікаційною ознакою документа його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами, як подано в таблиці 1.4.
Таблиця 1.4. Класифікація службових документів за ознаками
| № Ознака Види службових документів | |||||||
| 1. | За найменуванням | Рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо. | |||||
| Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки; | |||||||
| За способом | Графічні (зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні). Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю | ||||||
| 2. | фіксації інформації | Фото- і кінодокументи (створені способами фотографування й кінематографи. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо | |||||
| Фонодокументи (створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію) | |||||||
| 3. | За спеціалізацією | Загальні (з адміністративних питань) | |||||
| Спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші) | |||||||
| 4. | За призначенням | Нормативи о- правові | |||||
| Управлінські (організаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо | |||||||
| Документи щодо інформаційних систем | |||||||
| Спеціалізовані. | |||||||
| 5. | За місцем укладання | Внутрішні, що не виходять за межі установи | |||||
| Зовнішні, що виходять за межі установи | |||||||
| 6. | За походженням | Офіційні, що виконуються в установленому порядку | |||||
| Офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності | |||||||
| 7. | За напрямом | Вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації) | |||||
| Вихідні (ті, що підлягають реєстрації в журналі вихідної кореспонденції) | |||||||
| 8. | За джерелами виникнення | Первинні | |||||
| Вторинні | |||||||
| 9. | За формою | (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); Індивідуальні (створюються у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації) | |||||
| Тилові (відображають однорідні питання й складаються за певними зразками (типові положення, типові інструкції і т.ін.) | |||||||
| Трафаретні (виготовляються друкарським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски) | |||||||
| 10. | За технікою відтворення | Рукописні (написані від руки) | |||||
| Відтворені механічним способом | |||||||
| 11. | За доступом до інформації | Документи, що містять відкриту (загальнодоступну) інформації | |||||
| Документи з обмеженим доступом (для службового користування) | |||||||
| 12. | За ступенем гласності | Конфіденційні | |||||
| Секретні (на секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу "таємно", "цілком таємно", "особливої важливості". Гриф означає, що з документом може бути ознайомлене обмежене коло осіб | |||||||
| 13. | За терміном виконання | Звичайні | |||||
| Безстрокові | |||||||
| Термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником | |||||||
| 14. | За складністю | Прості (односкладні | |||||
| Складні. Перевага віддається простим (односкладним) документам - їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати | |||||||
| 15. | За терміном | Постійного зберігання | |||||
| зберігання | Тривалого (понад 10 років) | ||||||
| Тимчасового зберігання (до 10 років). | |||||||
| 16. | За юридичною силою | Справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність | |||||
| Підроблені (фальшиві) | |||||||
| Оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги). Оригінал офіційного документа-це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і, в разі потреби, відбиток печатки | |||||||
| 17. | За призначенням створення | Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат в разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу | |||||
| Копії-точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - відмітка "копія" | |||||||
| Витяг - виписка з організаційного документа, що відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується | |||||||
Під час класифікування службових документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види.
Видами документів у цьому разі будуть номінали (акт, протокол, наказ) або, найчастіше, - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення працівника). Зокрема, у простій класифікації документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи можуть поділятись на ті, що підлягають, і ті, що н підлягають реєстрації.
Дворівнева структура, в основі якої лежать номіналі управлінських документів, має також поділ на документи, щ підлягають і не підлягають затвердженню; на яких ставлять і н ставлять відбиток гербової печатки; за строками зберігання (постійного, тимчасового).
Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про заохочення, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкриваєте ся в його змісті. Наприклад, зміст службового документа містить рішення щодо здійснення управлінської дії, спрямоване на розв'язання питань з основної діяльності, кадрових, фінансових питань, з матеріально-технічного постачання тощо. Тематика службових документів є однією із засад для групуванні документів під час формування їх у справи.
Тематика службових документів також дає підстави для об'єднання видів їхніх номіналів у певні класи документації (наприклад, наукова, навчальна, економічна, картографічна документація Пенсійного фонду тощо). Однак поділ документі] установи здійснюють не тільки за тематичною, а й за функцій ною ознакою.
Як уже зазначалось, управлінські службові документи диференціюють, зокрема, на окремі види, що виконують організаційну, розпорядчу, планову, звітну, статистичну функцію Об'єднавши види номіналів цих документів (причому вони можуть бути тематично різними, наприклад, із кадрових, обліково-фінансових чи ресурсних питань), можна зформувати від повідні види управлінської документації - організаційно-розпорядчої, планової, звітно-статистичної.
Зазначені види систем документації виступають підсистема ми управлінської документації.
Типологізація документів
Проблеми класифікування документів розглядають у межах типології документів - розділу наукових знань про поділ документів, що є складовою кожної наукової дисципліни, яка досліджує документ, окремі його види. Ця проблематика узагальнюється загальним документознавством у його розділі "Типологія документів".
Існує також, зазначає проф. С.Г. Кулешов [108], поняття типологізації документів - це класифікування документів за найсуттєвішою ознакою для певної практичної роботи, теоретичного дослідження, галузі наукових знань, сфери діяльності.
Наприклад, у разі вирішення проблем збереженості документів-це буде класифікація документів за станом збереженості, для дослідження фіксованих знаків документів - за знаковою характеристикою документної інформації, процесів запису та відтворення електронної інформації - за характеристиками цих процесів.
Необхідним для окремих класів управлінської документації є зменшення рівня деталізації виду номіналу управлінського документа, тобто назви УФД. Наприклад, замість позицій "Статут корпорації, концерну, асоціації, компанії", "Статут виробничого об'єднання", "Статут підприємства" доцільно зафіксувати єдину УФД "Статут юридичної особи".
Зважаючи на потреби електронного документообігу й необхідність кодування профільних службових документів, в Україні також має бути зініційоване розроблення міністерствами, іншими державними органами класифікаторів УФД класів відомчої (галузевої, профільної) документації, що не є складовими ДКУД.
З набуттям незалежності в Україні відбувається актуалізація питань типологізації та уніфікації документації в роботі державних установ, кожного державного службовця. Перш за все це пов'язано з державотворчим, економічним, правовим і техніко-технологічними аспектами, як це видно з рис 1. 2.
Рис. 1.2. Фактори впливу на типологізацію та уніфікацію документації
Головним моментом сьогодні стає взаємозв'язок усіх інформаційних елементів у системі управління як у межах управлінської документації (наприклад, організаційно-розпорядчих ті документів фінансової звітності), так й інших елементів інформаційної системи установи, особливо в умовах реалізації засобів електронного документообігу чи налагодження автоматизованої інформаційної системи.
Класифікація управлінської документації
Типові і профільні службові документи
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями“ на сторінці 2. Приємного читання.