Розділ «1.4. Поділ документів за ознаками та властивостями»

Як його складову можна також розглядати соціально-політичний блок, до якого віднести дипломатичну, внутрішньополітичну та соціологічну документацію.

До господарського блоку систем документації можна віднести підблок систем виробничої документації, що включає такі системи галузевої документації: будівельну, машинобудівну, транспортну та систем зв'язку, енергетичну, виробництва товарів, аграрну, житлово-експлуатаційну, аерокосмічну і підблок систем документації невиробничої сфери: торгівельну, зовнішньоторговельну, митну тощо. Безперечно, ряди кожного підблоку можна продовжити. Наприклад, до блоку господарської документації можна додати ліцензійну, інвестиційну системи документації.

Зазначені галузеві системи документації містять свої системи фахової документації. Так, до системи зовнішньоторговельної документації можна віднести оперативно-комерційну, транспортну, , страхову, мотну документацію, тобто документацію за тим чи іншим напрямом трудової діяльності працівників, їх фахом (див. рис. 1.5). Кожна з перерахованих систем документації містить властиві їй види документів.

Фінансовий блок систем документуй можна класифікувати подібним чином й включити до нього банківську, страхову системи

Рис. 1.5. Складові зовнішньоторговельної документації

документації, документацію кредитних установ і т.п. В свою чергу банківську документацію можна класифікувати за місцем і порядком складання, змістом і характером операцій, порядком складання та призначенням. Праводіловий блок систем документації містить в своєму складі судову, нотаріальну, адміністративно-правову, кримінально-процесуальну та цивільно-реєстраційну системи документації.

До природничо-наукового блоку систем документації можна віднести документацію про природу як об'єкт людської діяльності. До складу цієї численної системи документації можна віднести картографічну, геодезичну, гідрологічну, ґрунтознавчу, екологічну, метеорологічну та інші системи допоміжної документації, що забезпечують функціонування державних інституцій і розвиток суспільства в цілому.

Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер діяльності, кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі можуть містити низку систем документації, які постійно доповнюються новими номіналами.

Вважаючи на потреби електронного документообігу й необхідність кодування профільних службових документів, знов ж таки, необхідно погодитись з пропозицією проф. С.Г. Кулешова, що в Україні має бути з ініційоване розроблення міністерствами, іншими державними органами класифікаторів УФД класів відомчої (галузевої, профільної) документації, які не є складовими ДКУД.

Уніфікація та стандартизація службових документів

Велике значення для створення службових документів має їх уніфікація та стандартизація.

Уніфікація - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення.

Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів, встановлення певного кола службових документів за допомогою яких здійснюється управлінська діяльність, виявлення зайвих документів тощо. За допомогою уніфікації впорядковується процес створення документів, скорочується їх обсяг, підвищується культура документування.

У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їхньої відповідності в об'єктах, що становлять комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність службових ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Утім, у цій сфері, вказує проф. С. Г. Кулешов [107], мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які не є об'єктами уніфікації до їх масового поширення.

Завдання уніфікації створення службових документів подано на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Завдання уніфікації створення службових документів

Головною метою уніфікації службових документів є створення уніфікованої системи документації, що може дати високий економічний ефект. Цього досягають шляхом зниження витрат часу на складення текстів службових документів, їх оформлення, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації.

З іншого боку, впровадження уніфікації документів сприяє підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів усіх класів документації, у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.

Головні напрями уніфікації процесів створення документа.

Уніфікація процесів створення службового документа складається з трьох головних напрямів - уніфікації складення текстів, уніфікації оформлення документів, уніфікації виготовлення документів. Зміст цих напрямів подано на рис. 1.7.