Розділ «6.4. Особливості архівної роботи»

- при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

Для організації належного зберігання та захисту службових документів сховище оцінюють згідно з такими чинниками:

- Сховище треба розташовувати у місці, до якого легко добиратися, та яке не має явних зовнішніх ризиків.

- Структура будівлі має забезпечувати відповідний вибір та стабільність температури та вологості, захист від пожежі, захист від затоплення, захист від забруднювання (радіоактивними ізотопами, токсинами та пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявляння несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами.

- Стелажі архівосховища повинні відповідати формату документів та бути достатньо міцними, щоб витримати вагу документів. Контейнери та пакування мають витримувати тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосовування спеціального захисного пакування, щоб забезпечити додатковий захист від пошкодження при проведенні розвантажувальних робіт.

Установи на свій розсуд можуть скористатися послугами підрядника для зберігання службових документів та надавати доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації. У таких випадках важливо, щоб угоди про надання послуг встановлювали права і обов'язки власників документів та постачальників послуг.

Робота з документами в архівосховищі

Передача справ до архіву або вилучення службових документів з однаковими строками їх зберігання для знищення та терміни виконання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до архіву або вилучення їх для знищення та термінами виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до архіву або вилучення їх для знищення та термінами виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передання службового документа до архіву або вилучення його для знищення, необхідно до передання службового документа переглянути історію користування ним.

До інших важливих операцій передання документа належать:

а) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів;

б) підтвердження, що операція, якої стосується службовий документ, завершена;

в) зберігання звітного документа про передання службових документів до архіву або про його знищення.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відповідних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність сертифікатів.

Фізичне знищування службових документів здійснюють відповідно до нормативно-правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищення службових документів в організації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищування службових документів. Знищення може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.