Розділ «6.4. Особливості архівної роботи»

Наявності інструкцій щодо знищування службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх системних посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як завершити ефективне знищування інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інформації, особливо якщо знищення, переформатування або перезаписування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

За певних обставин може відбуватись передання прав контролю за службовими документами. Такі обставини виникають, наприклад, під час реструктуризації, коли установа припиняє існування або коли ділова діяльність переводиться у регіон з дешевшою робочою силою. У таких випадках визначають службові документи, які треба передати, вилучають їх з наявних документаційних систем та передають їх фізично.

Передача (передання) прав власності або контролю за документами іншій установі може містити:

а) обов'язки, пов'язані з керуванням службовими документами,

б) передання у регіон з дешевшою робочою силою або організації-підряднику,

в) передання до сховища, д) передання до архіву.

Ключовим елементом у зв'язку з переданням прав власності на службові документи є визначення звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

а) Чи була встановлена операційна та адміністративна необхідність передання службових документів з дотриманням відповідних повноважень?

б) Чи вирішені питання повноважень та звітності?

в) Чи взято до уваги вплив на службові документи установи, що передає службові документи?

г) Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зобов'язання?

Якщо установою передаються електронні документи, треба розглянути такі питання:

- сумісність апаратного та програмного забезпечення;

- метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);

- документація про бази даних (технічна інформація про обробку даних та їх структуру);

- ліцензійні угоди;

- стандарти.

У випадках, коли документи передають з-під контролю або власності установи (наприклад, у випадку приватизації державних установ), може знадобитися дозвіл уповноваженої архівної установи.