Розділ «6.4. Особливості архівної роботи»

Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися установам з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинники? (особливо у тих випадках, де треба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці приватного життя).

За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідовного забезпечування доступу до них.

Видача документів з архіву у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник проводиться лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

- нормативні документи - за запитами співробітники органу, установи;

- припинені кримінальні справи, справи протокольного виробництва - за запитами правоохоронних органів;

- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до 30 днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи установи, можуть використовуватися в наукових, практичних та інших цілях. Працівники архівних підрозділів установи можуть користуватися у своїй службовій діяльності документами тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи установи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;

- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;

- видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;

- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.

Функціонування корпоративних електронних архівів

Для електронних документів установи, організації чи корпорації необхідно створити відповідний електронний архів.

Корпоративний електронний архів можна визначити як комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, що використовуються для створення установою архіву документів у електронному вигляді.

Метою створення електронного архіву є забезпечення oпeративного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління відповідно до наданих прав.

Для створення електронного архіву необхідно вирішити два основні завдання: введення в ПК масиву наявних у архіві документів і забезпечення можливості в потрібний час і в зручній формі оперативного повнотекстового доступу до їх електронних копій.

Інформатизацію архівної справи в установі треба будувати за такими принципами [80]: