Розділ «6.4. Особливості архівної роботи»

б) Щоб запобігти фізичному пошкодженню носія, треба здійснювати поточне обслуговування. Службові документи треба копіювати на новіші версії того самого носія (або на інші нові носії), щоб запобігти поступовому руйнуванню даних.

в) Старіння апаратного та програмного забезпечення може вплинути на можливість читання електронних документів, що зберігаються.

Проблеми розвитку електронних архівів

Розвиток в Україні інформаційного суспільства призвів до активного використання інформаційних ресурсів. Робота з інформацією, накопиченою за багато років як в електронному, так і в паперовому форматах, є актуальною для багатьох споживачів.

Традиційні інформаційні структури, маючи значний досвід у формуванні і представленні інформаційного масиву, сьогодні вже не в змозі задовольнити інформаційні потреби користувачів. Орієнтуватись у великих обсягах документів та ефективно працювати з ними, користуючись лише традиційними засобами пошуку інформації, стає неможливим, оскільки ці засоби не відображають оперативно і в достатній повноті весь масив інформації, що потрібен користувачу.

Значним недоліком традиційної інформаційної структури є її віддаленість від великої групи користувачів. У той же час, доступність інформації до різних регіонів в оперативні терміни та в достатній повноті є однією з характерних рис інформаційного суспільства. Тож, відсутність цілісної уніфікованої системи збереження інформації, що представлена в електронному вигляді, та такої самої цілісної системи її відображення підкреслюють актуальність питання формування різноманітних фондів електронних архівів.

Проблема розвитку і формування електронних архівів знайшла відображення в публікаціях таких науковців, як Т.П. Павлуша, Г.Н. Юхимець, С.Г.Кулешов, Л.А. Дубровіна, Г.В. Боряка, які теоретично обґрунтували ідеї створення електронних архівів, розробили стратегію формування національних електронних ресурсів.

Активне відображення зазначеної проблеми в публікаціях вітчизняних та зарубіжних науковців підтверджує своєчасність і доцільність розробки теоретико-методологічних засад та організаційно-методичних засобів розвитку електронних архівів.

Доцільно звернути увагу на те, що створення і підтримка електронних архівів потребує вирішення цілого ряду технічних проблем: використання різних форматів представлення документів, видів та способів обробки інформації, врахування мовних особливостей, побудова інформаційно-пошукових систем для вже існуючих баз даних і неструктурованих масивів документів тощо. Важливими фундаментальними питаннями є розробка термінологічних стандартів та стандартів структури опису електронних об'єктів.

Розвиток мережі Інтернет як системи інформаційних комунікацій обумовлює необхідність розробки системи організаційних, технічних, правових заходів для забезпечення довготривалого збереження та доступності документів, розміщених на веб-серверах мережі Інтернет.

Порівняльний документознавчий аналіз інформаційних веб-ресурсів, архівних документів показує, що веб-ресурси за кількістю спільних ознак ближче до архівних документів, оскільки кожен веб-ресурс є сукупністю історично та логічно пов'язаних документів, які утворилися в процесі діяльності певної установи, організації або особи.

Документи, що утворюють веб-ресурс, є унікальними мають спільне походження і найчастіше однорідні за змістом та формою представлення; документи архіву веб-ресурсів мають виконувати функцію ретроспективної пам'яті; початкове призначення веб-ресурсів з плином часу втрачається, але може зберігатися їхнє історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне та культурне значення; архівним документам притаманна наявність багаторівневих різнопланових зв'язків між документами.

Все це обумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи на окремі, не зв'язані між собою документи електронної бібліотеки.

Саме тому організацію збереження веб-ресурсів доцільно проводити із застосуванням архівних технологій. Основним правилом в цьому повинна стати неподільність зберігаємого веб-ресурсу, що випливає з принципу походження і вимагає збереження архівної копії веб-ресурсу в цілісності: без поділу, вилучення або додавання документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності.

Крім того, використання архівної технології не лише в організаційному, а й у науково-обліковому контексті створить умови для повноцінної державної реєстрації веб-ресурсів як частини культурного надбання та залучення до наукового обігу інформації про них.