РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

o контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передання до електронного архіву для подальшого зберігання.

Система електронного документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання.

Головне завдання системи електронних документів - це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом.

Комплексна система електронних документів (документаційна система) має містити у собі певну кількість підсистем, побудованих за допомогою програмних продуктів, й повинна:

- охоплювати весь цикл діловодства в установі - від постановки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів;

- автоматично відслідковувати зміни в документах, термінах їх виконання, русі документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;

- поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підрозділів у єдине ціле;

- забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;

- встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених повноважень;

- бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а також інтегруватися з вже існуючими корпоративними системами.

Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних технологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів України, які набули чинності, а саме : "Про електронні документи та електронний документообіг"; "Про електронний цифровий підпис"; "Про обов'язковий примірник документів"; "Про Національну програму інформатизації"; "Про телекомунікації"; "Про Національну систему конфіденційного зв'язку"; "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" та інші.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабінетом Міністрів України підготовлено цілий ряд постанов з цих питань [ 33 -39].

Передбачається також об'єднання існуючих у органах державної влади та органах місцевого самоврядування інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс - Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).