РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

Тік, існуюча в установі система управління зумовлює відповідну організаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим .

Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками, то значна частина документів буде надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу функціональних обов'язків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження й засвідчення.

Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість наочно побачити наскільки вона ефективна.

Отже, раціоналізація документообігу в установі (організацій) сприяє підвищенню ефективності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість й оперативність керування документацією.

Документі потоки в установі

У документообігу будь-якої установи можуть бути виокремлені такі документні потоки:

- вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ);

- документи, створені в установі (не виходять за її межі).

Вхідні документи класифікують за кореспондентами - авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

o документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки, роз'яснення і зведення;

o документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

o документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

o звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян. Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти з зазначенням їх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові та найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які у свою чергу поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

За видами вхідні документи можна поділити також на:

o організаційно-розпорядчі (накази, рішення, розпорядження);

o інформаційно-аналітичні (листи, довідки, доповідні записки тощо);

o обліково-звітні.

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.