РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

o проходження документів в установі найкоротшим шляхом (встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації);

o дотримання в установі основних принципів роботи з документами;

o скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

o одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними (розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями);

o централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

o раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць (досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання по найбільш короткому шляху з мінімальним витратами часу і зусиль);

o скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта);

o чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування;

o обмеження доступу до окремих документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними;

o впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій (поступова автоматизація документообігу й перехід на електронний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву).

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.

Автоматизація документообігу дозволяє на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа.

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.

Так, рух документів у невеликій організації з обсягом документообігу до 500 документів можна подати у вигляді схеми 1, а от проходження документів у великій установі зі структурними підрозділами буде виглядати так, як це подано на схемі 2 додатку 5.1.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (групи документів^ допомагає з'ясувати такі питання:

o через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;

o у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;

o скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;

o які операції повинні здійснюватися виконавцями у підрозділах.

Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.