TextBook Отже, весь потік вхідних документів може бути розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послідовності їх опрацювання.
Кому саме слід передавати той чи інший документ, визначає керівник служби діловодства або секретар-референт установи на стадії попереднього розгляду вхідної документації.
Документи, створені в установі поділяються на дві групи:
o внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише в межах цієї організації;
o вихідні, які після створення надсилають в інші організації чи установи.
Внутрішні документи установи, як правило, не розсилаються. Однак якщо структурні підрозділи територіально роз'єднані або установа має філії, куди направляються і внутрішні документи, наприклад розпорядчі, то для внутрішніх документів також має бути обов'язково передбачено етап їх відправлення.
Усі документи, що створюються в установі, поділяються на ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені "на виконання" завдань вищих органів) або складені у відповідь на отримані запити.
Вихідні документи, як і вхідні, можна класифікувати за видами і за кореспондентами-адресатами. Поділяються вихідні документи також на такі, що потребують відповіді, і такі, що надіслані для інформування.
Обліковуються вхідні і вихідні документи на етапі прийому і відправленні кореспонденції. До основних параметрів потоків, що беруться до уваги в процеси документообігу, відносять:
o напрямок потоку, що визначається пунктами відправлення та призначення;
o обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;
o структуру потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;
o режимом потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.
Таким чином, документи установ можна вивчати з різних поглядів. І кожен документний потік матиме свої особливості щодо його проходження й оброблення в документній системі.
Організування раціональної побудови документообігу
Документообіг, як складова діловодства, - це рух документів в документаційній системі установи з моменту долучений до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві, чи передачі в архів установи.
Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Незалежно від способу фіксації та відтворення інформації документи проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу [40].
Організація документообігу - це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з долученням до документаційної системи, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.
Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.
Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ“ на сторінці 3. Приємного читання.