РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

Оперограма - організаційний документ, що регламентує процес оброблення вхідних або вихідних документів.

Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців.

Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст.

Зразок оперограми руху внутрішніх розпорядчих документів (наказів) наведено в додатку 5.2.

Впровадження систем електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної дія прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають все більше нерентабельними.

Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу.

Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим стала нагальною потреба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.

За даними експертів співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через три роки має бути п'ятдесят на п'ятдесят, через 7 років стане - тридцять на сімдесят.

Кількість документів з паперовими носіями в середньому за рік збільшується на 7%, а з електронними - вдвічі.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації тощо істотним чином дозволить знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документацією буде сприяти підвищенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки документів більш прогнозованими й керованими.

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства (САД) або системи електронного документообігу (СЕД) служба діловодства разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства. Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (АСЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємстві, на основі використання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів призначені забезпечити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіодані, відео дані і веб-документи.

Сучасний документообіг має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління.

Досконале забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:

o реєстрацію документів з використанням електронних реєстраційно-контрольних карток (ЕРКК);

o пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційно-контрольних карток;

o пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;