Розділ «4.4. Оформлення документів колегіальних органів»

Слово "ВИСТУПИЛИ" пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку й фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді.

Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М.Н. Попов - Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії?

Н.І. Сидорчук - До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", ""ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Само слово "УХВАЛИЛИ" пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.

Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

У разі обирання посадових осіб в протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу:

"Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається".

Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

Протоколи формуються у справи разом з документацією, створеною в процесі підготовки засідання. До справ можуть включатись такі документи: порядок денний, запрошення, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді чи тези виступів, довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів; інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - один з наймасовіших у документуванні. Це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання.

Витяг з протоколу надсилається або передається особам чи установам (підприємствам) і містить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, наради), дату, місце складання чи видання (з оригіналу), текст витягу, підпис секретаря чи голови засідання, позначку про завірення копії.

Копії протоколів або витяги з них засвідчуються відбитком печатки служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Зразок протоколу наведено в додатку 4.19.