Розділ «4.4. Оформлення документів колегіальних органів»

У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням встановлених вимог, зазначених далі в цьому підрозділі.

Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них.

Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Особливості документування проведення нарад

В практиці управління часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох спеціалістів, обміну думками та отримання інформації з проблем, які виникають. Проведення нарад, зборів, засідань може бути закладено в організаційно-статутній формі установи, організації тощо.

Слово "нарада" визначається тлумачним словником як похідне від слова "радитись", тобто разом з кимось обговорювати що-небудь. Таким чином, під словом "нарада" розуміємо такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше визначеними питаннями.

Оскільки у прийнятті колегіальних рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності дорого коштує й до нього необхідно підготуватись відповідним чином.

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої складається група документів, що супроводжує протокол:

o порядок денний,

o списки учасників,

o доповіді та тези основних доповідей,

o довідки з обговорюваних питань,

o проекти рішень (або постанов) з кожного питання. Документування підготовки засідання, зазвичай, полягає передусім у складанні порядку денного, до якого можуть бути включені питання, не передбачені планом, але як такі, що потребують обов'язкового розгляду на засіданні.

До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було ґрунтовно обговорити їх на засіданні. Питання порядку денного слід розподіляти в порядку їх важливості так, щоб запрошені на засідання витрачали якомога менше часу в очікуванні розгляду своїх питань.

До порядку денного додають список запрошених на засідання з зазначенням їх посади, звання та організації, яку вони представляють.

У великих установах до засідань із найбільш важливих питань складається довідка щодо їх суті, в якій зазначається причина й мета винесення питання на обговорення. Винесення питання на обговорення на нараді може бути виконаним не тільки з ініціативи керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.