Розділ «4.4. Оформлення документів колегіальних органів»

Матеріали засідання подаються, як правило, за три-п'ять днів керівникові установи і після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу. Попереднє розсилання матеріалів дає можливість вносити зміни в той проект рішення, який уже є, і тим самим прискорює вирішення питань на засіданні.

Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці до великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких запланована участь працівників установ, організацій з інших областей, міжнародних організацій, рекомендується передбачати такі моменти:

- відпрацювання порядку денного;

- визначення кола учасників;

- ознайомлення майбутніх учасників з порядком денним;

- відпрацювання регламенту наради;

- підготовку матеріалів, які будуть розглядатися на нараді: а) доповіді чи інформаційні повідомлення організатора наради;

б) доповіді майбутніх учасників;

в) інформаційно-довідкові матеріали, які можуть знадобитись у ході наради;

г) проект рішення;

- організаційне забезпечення наради:

а) реєстрація учасників;

б) розміщення учасників;

в) транспортне забезпечення учасників;

г) харчування учасників;

д) культурно-масові заходи;

ж) інформування учасників з питань, що їх цікавлять; є) забезпечення учасників канцтоварами; організаційна робота секретаріату наради; технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);

- документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):

а) складання протоколу (стенограми) підсумкових матеріалів;

б) розмноження підсумкових матеріалів;