TextBook в) забезпечення цими матеріалами учасників наради; проведення анкетування учасників наради:
а) про роботу наради;
б) про рівень організації і проведення наради: складання фактичного кошторису проведення наради.
Якщо в підготовці наради бере участь група, має бути розроблено план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.
У відповідному документі зазначається тема, яка обговорюватиметься на нараді, перелічуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень тощо, які пропонуються для обговорення і додаються короткі дані про тих, хто виступатиме: їх прізвища, імена по батькові (повністю чи скорочено), посада, звання, вчений ступінь.
Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (повідомлення) на нараду.
Регламент роботи наради повинен передбачати чітку організацію її проведення, порядок питань, що розглядаються, процедурні сторони. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.
Для заходів, які відбуваються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.
Примірний регламент наради наведено на рис. 4.3
Рис. 4.3. Примірний регламент наради
Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, регламентується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документами діяльності колегіальних органів є постанови, рішення, розпорядження, протоколи, стенограми, повідомлення.
Складання протоколів
Протокол - документ діяльності колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення нарад, зборів, конференцій, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами тощо, склад присутніх, хід ведення засідань, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.
Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об'єктивний опис якоїсь події.
Складається протокол, як правило, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на той чи інший носій, протокол можна складати після їх розшифрування.
Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.
За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:
1. Стислі, у тексті яких фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.
3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „4.4. Оформлення документів колегіальних органів“ на сторінці 4. Приємного читання.