TextBook o назва установи (організації) підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;
o назва виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;
o порядковий номер протоколу (пишеться після слова "протокол"). Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо;
o назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа;
o дата проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. Наприклад: 22-26.04.2014 р.;
o місце засідання. В реквізиті зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);
o текст протоколу. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
o перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається;
o підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря). Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
Складання тексту протоколу. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх, який пишуть з нового рядка, зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби - найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина протоколу включає порядок денний. Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді мають бути сформульовані у називному відмінку й розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача.
Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про". В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка.
Основна частина тексту протоколу складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття "протокольна точність" народжене змістом документа і стилем викладу.
Складається основна частина з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного протоколу. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють. Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Наприклад: 1. СЛУХАЛИ:
Красовську Н.М.- Про створення клубу "Дозвілля".
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „4.4. Оформлення документів колегіальних органів“ на сторінці 5. Приємного читання.