РОЗДІЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

o реєстраційно-контрольні картотеки;

o типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів;

o перспективні плани і завдання установи на наступний рік. Складання зведеної номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному та функціональному.

Структурний принцип складання зведеної номенклатури справ використовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої розділом штатним розписом.

Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим її, зазвичай, зазначається служба діловодства, їй присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після служби діловодства в порядку важливості.

Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ кадрів, відділ реалізації і збуту, транспортний відділ тощо.

Функціональний принцип (тобто за напрямами діяльності) використовується при розподілі основних напрямів діяльності установи між її структурними підрозділами, службами, творчими колективами й окремими виконавцями.

Розділи і підрозділи номенклатури справ такої установи мають відображати управлінські функції і галузі і розміщуватися за ступенями важливості. Наприклад: керівництво, планування, фінансування, прогнозування, робота з персоналом тощо.

Таким чином у номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Включаються у номенклатури справ й незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення.

До номенклатур справ включаються справи з грифом службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Справи громадських організацій розміщуються наприкінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об'єднань. Не включають у номенклатури справ друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію тощо.

За потреби до зведеної номенклатури справ складають довідковий апарат: пояснення, зміст, список скорочень. Довідковий апарат може вміщуватися або на початку, або в кінці номенклатури справ.

Зразок зведеної номенклатури справ установи подано у додатку 6.2, а фрагмент зведеної номенклатури справ - у додатку 6.3.

Оформлення й погодження номенклатури справ

Формування справ з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку, файл.

Формування справи - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи.

До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.