РОЗДІЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи установ вищого рівня, далі - група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім - розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування.

У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами).

Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т. І, т.2 і т.д.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках. Примірники номенклатури використовуються так:

1-й - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

2-й - передається до канцелярії установи;

3-й - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Правила формування окремих видів справ

Особливості систематизації електронних документів