РОЗДІЛ 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ

вид документа - наказ;

дата прийняття) - 2012, 04 - Липень, 20;

номер документа - 41.

Перелік типових документів є основним нормативним документом, який застосовують для визначення строків зберігання документів з метою їх відбору для внесення до Національного архівного фонду (НАФ) України або вилучення для знищення. У Переліку зазначено документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими підприємствами, установами та організаціями у процесі діяльності, а також документи, що утворюються в результаті виробничої та науково-технічної діяльності підприємств, установ і організацій.

Види документів, зазначених у доповненнях до Переліку типових документів, створюються переважно в діяльності комерційних структур і відображають питання організації системи управління, кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування діяльності установ, а також питання бухгалтерського обліку. До них належать:

o реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності;

o документи з ліцензування певних видів господарської діяльності;

o реєстри акціонерів; договори купівлі-продажу акцій;

o кредитні договори; документи на право власності та володіння;

o податкові накладні, погашені векселі тощо.

Для банківських установ обов'язковим для використання є Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання [50].

Зазначений нормативно-правовий акт визначає строки зберігання відповідних категорій документів, що утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та всіх інших банків України, їх філій, представництв та відділень. Побудовано документ за функціонально-галузевим принципом з розділів, що відповідають основним напрямам діяльності банківських установ.

Серед інших відомчих переліків треба також відзначити Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи МВС України, із зазначенням строків зберігання документів і Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності внутрішніх військ МВС України, із зазначенням строків зберігання документів [51]. Для працівників служб діловодства митниць в нагоді буде Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установах та організаціях, із зазначенням строків зберігання від 13.01.2006 р. № 14 зі змінами внесеними від 19.12.2007 р.

Побудова зведеної номенклатури справ

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів. Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, вивчаються номенклатури справ структурних підрозділів і аналізується діяльність установи загалом. При цьому використовується:

o статут (положення) про установу;

o положення про структурні підрозділи установи;

o типові чи примірні номенклатури та описи справ за минулі роки;

o класифікатори документів і кореспондентів, які функціонують в установі;