TextBook Зазначається підпис керівника, дата. Термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.
2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжиття заходів чи пропонується на розгляд колективу, то керівник вказує безпосередньо виконавця, термін виконання, підпис, дату.
Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і, відповідно, не треба його вказувати в резолюції, то керівник може зазначити в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис, дату.
Наприклад:
Конкретні вказівки в резолюціях роблять за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресують підлеглим особам, наприклад:
Текст резолюції може формулюватись таким чином: "Підготувати відповідь до...", "Вжити заходів щодо ...", "Розглянути і доповісти в десятиденний термін", "Негайно підготуйте відповідь", "Обговорити на засіданні" тощо.
Термін виконання документа визначають, якщо в установі не встановлено терміни виконання ділових паперів взагалі чи їх певного виду зокрема або рішення керівника стосовно терміну виконання відрізняється від типових строків. Наприклад:
Резолюція нерідко є підставою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа також береться з резолюції.
Реквізит 29. Відмітка про виконання документа.
Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу.
Робиться ця відмітка від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч. Складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів "До справи" і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення його до справи і підпису виконавця, наприклад:
Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у результаті виконання цього документа:
Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над документом закінчена.
Реквізит 30. Відмітка про наявність копії документа електронній формі.
Реквізит містить повне ім'я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.
Розміщують цей реквізит у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша. Наприклад:
Реквізит 28. Прізвище виконавця і номер його телефони.
Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довідках, висновках, листах тощо.
Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, тож бажано крім прізвища і номера телефону вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприятиме встановленню контакту.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.6. Проставлення відміток на документі“ на сторінці 3. Приємного читання.