Розділ «2.5. Погодження та засвідчення документів»

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Засвідчення документів

Засвідчення паперових документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитку печатки. З приводу електронного підписання у пункті 58 розділу II Типової інструкції зазначено: засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Реквізит 23. Підпис.

Це обов'язковий реквізит службового документа, що розмішується під його текстом або відміткою про наявність додатків.

Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються керівником установи або за його дорученням - заступником керівника. У міністерствах право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням міністрами політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

Право підпису на документах заступником чи керівником структурного підрозділу встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

У ряді установ через значний обсяг документів, які циркулюють, і неможливість прийняття керівниками в стислі терміни ефективних рішень з будь-якого питання, повноваження останніх стають децентралізованими, тобто частина їх прав та обов'язків передається підлеглим. Від імені установ у деяких випадках документи підписують і керівники відокремлених підрозділів.

До складу підпису входять: зазначення посади (повна, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ, наприклад:

Назву посади у реквізиті "Підпис" завжди друкують без відступу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, що відповідно до ДСТУ 4361 -2003 дозволяється у реквізитах документів зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.

Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи аналітичного чи довідкового характеру може підписувати виконавець, якщо пропоновані до вирішення питання не виходять за межі його повноважень.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (вихідні документи від кількох установ, спільні накази, розпорядження тощо), ставляться два чи більше підписів. При цьому, у разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів (постанова, ухвала, протокол та ін.) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу, наприклад:

Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на основі єдиноначальності, мають один підпис, наприклад

Якщо документи підписують члени комісій, зазначається їх статус в комісії, а не посада, наприклад:

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає підпорядкованості займаних посад, наприклад: