Розділ «2.5. Погодження та засвідчення документів»

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи, наприклад:

У разі надсилання документа одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, примірники, засвідчені канцелярією або відділом кадрів.

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В"здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання, згідно пункту 59 розділу II Типової інструкції, не допускається. Такого важливого застереження Примірна інструкція № 1153 не містила.

Реквізит 17. Гриф затвердження документа.

Затвердження документа надає певний нормативний або правовий характер змісту документа. Затвердження документа - це набуття ним чинності після підписання. Воно санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Затверджуються службові документи відповідними органами або службовими особами, до компетенції яких входить вирішення викладених у них питань за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа (у тих випадках, коли потрібні додаткові розпорядження та роз'яснення). Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Нормативно-правові акти (статути, положення, інструкції, правила, регламенти тощо) мають затверджуватися відповідними розпорядчими документами (рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо) організацій, що видали цей акт.

Якщо документ затверджується конкретною службовою особою, то гриф затвердження містить такі елементи: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дату затвердження, наприклад:

При цьому дату затвердження, як і підпис, власноруч має право проставляти лише та особа, яку зазначено у грифі затвердження

У разі затвердження документа розпорядчим актом (наказом, рішенням, постановою) на ньому проставляється гриф за такою формою:

Розміщують гриф затвердження у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм.

Як свідчить практика, документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на кутових бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Насамперед це пов'язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище від реквізиту "Назва виду документа", тому що затверджується сам документ (акт, інструкція, план, звіт тощо), а не текст документа. На повздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність відповідного місця для грифу затвердження у правому верхньому куті бланка.

Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження.

Перелік документів організації, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, має бути наведений в інструкції з діловодства. Як правило, він включає такі види документів, як статут (положення про організацію), структуру та штатну чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо (див. Додаток 2.3).

У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.

Реквізит 26. Відбиток печатки.

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, а також у випадках передбачених нормативно - правовими актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток гербової печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписок, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначається установою (організацією) на підставі чинних нормативних актів (див. додаток 2.4).