TextBook Лист №201 від 17 грудня 2012 року.
Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2013 р.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа та направлення його до справи).
Проставляється дата підписання документа в його лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку.
Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Слід зауважити, що дата підписання або затвердження документа власноручно проставляється посадовою особою, яка його підписала або затвердила.
На документі, виданому двома або більше установами (організацій), має бути зазначена лише одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Індексація службових документів
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстрування - це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування - засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.
Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).
Факт створення або надходження паперового документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реквізит 12. Реєстраційний індекс документа.
Реквізит "Реєстраційний індекс документа" - це умовне позначення, що надається документу під час його реєстрації. Реєстрації підлягають документи, створені установою (організацією) та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації.
Список документів, що підлягають реєстрації має бути в додатку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.
Реквізит "Реєстраційний індекс документа" забезпечує юридичну силу документу. Він є одним з реквізиту, що дозволяє швидко розшукати потрібний документ.
Реквізити "Дата документа" та "Реєстраційний індекс документа" проставляють на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:
[15.10.2013 № 05-24/149] або
[2013. 11.13. № А В 01-22/45]
Складається реєстраційний індекс з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3. Датування та індексування документів“ на сторінці 2. Приємного читання.