TextBook За потреби реєстраційний індекс документа можна доповнювати, за рішенням установи, умовним позначенням групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі) або індексом справи за номенклатурою справ та індексом структурного підрозділу, інформацією про кореспондента, виконавця тощо.
Наприклад: в реєстраційному індексі 184/03-10 вхідного документа:
184-порядковий реєстраційний номер документа за відповідним журналом реєстрації вхідних документів у межах одного року,
03-10 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором питань (виконавців, кореспондентів тощо, прийнятим в установі.
Вихідний номер службового документа № 07-18/761 означає:
07 - шифр підрозділу установи,
18 - номер справи, в якщо зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для цього підрозділу,
761 - номер документа за відповідним журналом реєстрації вихідних документів у межах одного року.
Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.
В навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазвичай, протягом навчального року. На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".
При реєстрації звернень, скарг та пропозицій громадян до керівника організації застосовуються літерно-цифрові позначення.
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами (організаціями), реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа, тобто проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.
Реквізит 13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.
Зазначений реквізит заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.
Вказаний реквізит переноситься особою, що складає документ, з ініціативного документа. Наприклад:
[ На №04-20/83 від 12.12. 2014 ]
Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.
Сторінки
В нашій електронній бібліотеці ви можете безкоштовно і без реєстрації прочитати «Загальне діловодство» автора Ю.І.Палеха на телефоні, Android, iPhone, iPads. Зараз ви знаходитесь в розділі „2.3. Датування та індексування документів“ на сторінці 3. Приємного читання.